برای بهتر اجرا شدن برنامه روزانه تان این 10 مورد را یاد بگیرید

10 نکته مهم که باعث می شود برنامه روزانه تان را بهتر اجرا کنید

افراد زیادی هستند که برای خود یک هدف انتخاب می کنند و برنامه ریزی می کنند و حتی برنامه روزانه شان را هم تنظیم می کنند ولی خیلی زود متوجه می شوند که اجرای برنامه روزانه شان به همین راحتی ها هم نیست.

بیشتر افراد در چنین شرایطی، برنامه روزانه شان و حتی اهدافشان را به طور کامل کنار می گذارند، عده ای هم با لجبازی می خواهند هر طور شده به برنامه روزانه شان عمل کنند تا به اهدافشان برسند و به قول معروف، کم نیاورند.

راه درست این نیست که بخواهیم برنامه روزانه و حتی اهدافمان را کنار بگذاریم و یا برعکس، بخواهیم با لجبازی هر طور که شده کارها را پیش ببریم، بلکه بهترین کار این است که ببینیم مشکل کار کجاست و آن را برطرف کنیم.

بیشتر مواقع این مشکل مربوط به تنظیم اهداف، تنظیم برنامه کلی و حتی تنظیم برنامه روزانه می شود.

1- برنامه روزانه تان را مکتوب کنید

اولین کار این است که برنامه روزانه تان را مکتوب کنید، این کار فواید بسیار زیادی دارد که در نتیجه احتمال انجام به برنامه روزانه تان را به شدت افزایش می دهد.

علاوه بر این، زمانی که برنامه روزانه تان را مکتوب می کنید، خیلی راحت تر می توانید آن را بررسی و مدیریت کنید. یادتان باشد هر چقدر در تنظیم برنامه روزانه تان، بهتر عمل کنید، هنگام اجرا، راحت تر خواهید بود و احتمال عملی کردن برنامه روزانه تان هم به شدت افزایش پیدا خواهد کرد.

2- توجه داشتن به عادت های روزانه

یکی از مواردی که باعث می شود برنامه روزانه تان با مشکل مواجه شود، توجه نکردن به عادت هایتان است. مثل شخصی تصمیم می گیرد صبح های زود بیدار شود و درس بخواند تا بتواند در رشته مورد نظرش قبول شود، خب این یک تصمیم عالی است.

اما مشکل اینجاست که این فرد شب ها تا دیروقت بیدار است و صبح ها هم تا ساعت 11 یا 12 می خوابد و وقتی هم که بیدار می شود، به شدت کِسِل است، پس طبیعی است که نتواند به برنامه اش عمل کند.

كتاب ریز عادت‌ ها اثر استفان گایز نشر تعالي

شاید این فرد بخواهد هر طور که شده صبح ها زود بیدار شود و درس بخواند، مثلا ساعتش را تنظیم می کند تا او را بیدار کند و حتی کمی هم ورزش می کند تا خواب از سرش بپرد، اما این کارها بی فایده خواهد بود، چون مشکل این شخص صبح زود بیدار شدن نیست، بلکه مشکلش این است که عادت دارد که شب ها دیر می خوابد.

حالا باید یا عادتش را تغییر دهد که کار زمان بر و مشکلی است یا اینکه برنامه روزانه اش را با توجه به عادتش، تنظیم کند

3- تعیین اولویت های برنامه روزانه

نکته بسیار مهمی که وجود دارد این است که باید بدانیم همه کارهایی که باعث می شوند به اهدافمان برسیم، به یک اندازه تاثیرگذار نیستند، بعضی از این کارها، اولویت بسیار بالایی دارند و بعضی موارد هم از اولویت پایین تری برخوردارند.

حالا توجه نکردن به این اولویت ها هنگام تنظیم برنامه روزانه ، باعث می شود موقع اجرا با مشکل مواجه شوید، به این صورت که خیلی از این کارها را انجام می دهید ولی در نهایت پیشرفت زیادی حاصل نمی شود.

پس اگر می خواهید برنامه روزانه تان را خیلی خوب و حرفه ای تنظیم کنید باید به اولویت بندی کارها اهمیت بدهید تا موقع اجرا هم راحت تر باشید. حالا چگونه این کار را انجام می دهیم؟ با تقسیم بندی کارها.

4-تقسیم بندی کارهای روزانه

برای اینکه بتوانید کارهایتان را اولویت بندی کنید، ابتدا لازم است کل کارهایی که باعث می شود به اهدافتان برسید را لیست کنید، سپس از نظر تاثیرگذاری در یکی از این سه گروه قرار دهید.

الف) کارهای بزرگ یا حیاتی

ب) کارهای متوسط یا اساسی

ج) کارهای کوچک

میتونید از ماتریس آیزنهاور هم برای تقسیم بندی کارهاتون استفاده کنید

مشکلی که وجود دارد این است که انجام کارهای بزرگ و حتی کارهای متوسط، خیلی سخت تر از کارهای کوچک است و زمان بیشتر هم از شما خواهد گرفت، اما انجام همین کارها هستند که باعث پیشرفت شما خواهند شد.

از طرفی اجرای کارهای کوچک، خیلی راحت تر است و زمان کمتری هم خواهد گرفت، به همین خاطر خیلی از افراد به طور ناخودآگاه به سراغ کارهای کوچک می روند.

اگر به این افراد توجه کنید، می بینید که صبح تا شب دارند کار می کنند و زحمت می کشند ولی در عمل هیچ پیشرفت چشمگیری ندارند.

بهتون پیبشنهاد می کند برنامه ریزی به روش gtd رو یاد بگیرید

5- حذف موانع موجود

گاهی اتفاقی که موقع اجرای برنامه روزانه تان می افتد این است که یک یا چند مانع هست که شما از وجود آنها بی خبر بودید و یا حتی موقع اجرا به وجود می آیند و کاملا پیش بینی نشده اند.

باید بدانید این امر کاملا طبیعی است و ممکن است برای هر شخصی پیش آید، حتی اگر شما بهترین برنامه ریز جهان هم باشید باز امکان دارد این اتفاقات بیفتد. پس به جای سرزنش کردن خودتان باید راه چاره ای بیابید.

به طور مثال، من شب قبل در برنامه روزانه ام تنظیم می کنم که یک مقاله بنویسم و در سایت منتشر کنم، حالا صبح بیدار می شوم و می خواهم مقاله بنویسم، مشکلی که گاهی به وجود می آید این است که کامپیوترم خراب می شود و اگر هم بخواهم آن را درست کنم، یک روز کامل طول می کشد.

یا اینکه شب قبل، یک پشه مزاحم نگذاشته خوب بخوابم و حالا که صبح شده، گیج خوابم و نمی توانم روی نوشتن مقاله تمرکز کنم. به همین راحتی یک مانع کوچک می تواند باعث متوقف شدن برنامه روزانه شود و یا حتی ممکن است یک مقاله خوب نوشته باشم اما آن روز، اینترنت به صورت سراسری در کشور قطع است و من نمی توانم مقاله ام را آپلود و منتشر کنم.

حالا برای اینکه این مشکل پیش نیاید، من برای خودم به جای یک روز، یک بازه زمانی 3 روزه یا حتی 6 روزه در نظر می گیرم و می دانم در این مدت می توانم موانع موجود را برطرف کنم.

پس شما هم باید به دنبال راه هایی باشید که بتوانید موانع را حذف کنید، نه اینکه برنامه روزانه تان را به طور کامل کنار بگذارید.

6- اجرایی بودن برنامه روزانه

یکی از موارد هم که باعث می شوند نتوانید به برنامه روزانه تان عمل کنید، اجرایی نبودن برنامه روزانه تان است.

10 تکنیک کاربردی و عملی برای افزایش مهارت برنامه ریزی

مثلا :

یک نفر متوجه می شود که خیلی چاق شده است و تصمیم می گیرد از فردا شروع به ورزش کند. حالا صبح شده و او راس ساعت بیدار می شود که ورزش کند، اما نمی داند دقیقا چه کاری باید انجام دهد. چه ورزشی برای او خوب است، اصلا چطوری باید آنها را انجام دهد.

همانطور که می بینید این برنامه قابل اجرا نیست چون هیچ کدام از این موارد در نظر گرفته نشده است. یا اینکه یک نفر حدود 20 تا کار در لیست برنامه روزانه اش مشخص کرده است که در آن روز انجام دهد.

انجام 20 تا کار واقعا زیاد است و گاهی حتی غیر ممکن است که بتوانید همه آنها را در یک هفته انجام دهید چه برسد در یک روز.

پس هر وقت برنامه روزانه تان را تنظیم می کنید باید ببینید کارهایی که در نظر گرفته اید آیا واقعا قابل اجرا است یا نه. اگر نبود، آنها را تعدیل کنید یا هر مانعی که وجود دارد را برطرف کنید.

7- منعطف بودن برنامه

خیلی از افراد برنامه روزانه ای که برای خود تنظیم می کنند به صورت صفر و یک است، یعنی اگر انجام شود، آنها موفق شده اند اگر انجام نشود، آنها شکست خورده اند و در نهایت هم همین طرز فکر باعث متوقف شدن کامل برنامه شان خواهد شد.

در همان مثال قبل که یک نفر خیلی چاق شده بود، حالا تصمیم می گیرد دیگر شام نخورد و از فردا هم، صبح زود بیدار شود و روزی 200 تا دراز و نشست برود.

اتفاقی که می افتد این است که فردا شب به یک مهمانی با شکوه دعوت می شود و یا اینکه شب قبل شام نخورده و گرسنه است، حالا 10 تا که دراز و نشست می رود، حالش بد می شود و دیگر نمی تواند ادامه دهد. او فکر می کند توانایی انجام اینکار را ندارد و شکست خورده است و کلا برنامه اش را کنار می گذارد.

این اتفاق برای خیلی از افراد افتاده است و کاملا هم طبیعی است. همانطور که می بینید مشکل در اجرای برنامه روزانه نیست، بلکه در تنظیم برنامه روزانه است.

فردی که هر شب شام می خورد و حتی یک شب را هم از دست نمی دهد و این به یک عادت عمیق تبدیل شده است، نمی تواند به یک باره شام خوردن را کنار بگذارد، اصلا بدن او اجازه چنین کاری رو به او نخواهد داد.

کار بهتر این است که منعطف باشد و در هفته یک شب شام نخورد، بعد آن را به 2 بار در هفته برساند و کم کم آن را اضافه کند.

8- تغییر در اهداف

گاهی ممکن است در اجرای برنامه روزانه تان با مشکل مواجه شوید و فکر کنید نتوانسته اید برنامه خوبی تنظیم کنید، اما این مشکل به خاطر تنظیم برنامه روزانه تان نیست، بلکه به این خاطر است که شما انگیزه خود را نسبت به آن هدف از دست داده اید.

چگونه برای رسیدن به اهداف خود انگیزه ایجاد کنیم ؟

نویسنده پیشنهاد می کند این مقاله را  بخوانید

یعنی اگر یک هدف یا خواسته ای دارید به خاطر این است که آن را دوست دارید و می خواهید آن را داشته باشید. به همین خاطر برای آن برنامه ریزی و تلاش می کنید تا به آن برسید.

حالا اگر به هر دلیلی دیگر آن خواسته را نخواهید و یا دیگر برایتان ارزشمند نباشد، در این حالت تنظیم و اجرای برنامه روزانه کار بسیار سختی می شود زیرا شما انگیزه خود را از دست داده اید و دیگر رسیدن و یا نرسیدن به آن خواسته برایتان فرق چندانی ندارد.

توجه داشته باشید در این حالت مشکل از تنظیم برنامه روزانه نیست، بلکه مشکل از خود هدفتان است، پس به جای اینکه روی تنظیم برنامه روزانه تان وقت بگذارید و پافشاری کنید، هدف خود را تغییر دهید و یک هدف بهتر و ارزشمندتر جایگزین آن کنید.

9- اصلاح برنامه

گاهی ما هدفی برای خود انتخاب می کنیم و کلی وقت می گذاریم و برنامه ای بی نقص برای رسیدن به آن تنظیم می کنیم، سپس چند روزی تلاش می کنیم تا برنامه تنظیم شده را اجرا کنیم، اما در عمل می بینیم این برنامه چندان هم بی نقص نبوده است و عیب و ایرادهای زیادی دارد.

خیلی از افراد به جای اینکه برنامه شان را اصلاح کنند و یک برنامه بهتری تنظیم کنند، فقط همان را ادامه می دهند، چون روش دیگری بلد نیستند و از اصلاح برنامه شان می ترسند.

باید بدانید وقتی برنامه روزانه تان اجرا نمی شود، یک جا مشکلی وجود دارد و باید آن را برطرف کنید، نه اینکه برنامه را ادامه دهید و روی اجرای آن پافشاری کنید به امید اینکه خودش اصلاح شود.

برنامه ریزی یک پیش بینی و احتمال است، پس باید این احتمال را بدهید که ممکن است پیش بینی تان اشتباه از آب در بیاید و باید این جسارت را داشته باشید که آن را قبول کنید و برنامه تان را اصلاح کنید، حتی اگر نیاز بود آن را کنار بگذارید و یک برنامه بهتر جایگزینش کنید.

10- سرعت اجرا را افزایش دهید

یک قانونی وجود دارد به نام «قانون پارکینسون» این قانون می گوید انجام یک کار به اندازه زمانی که برای آن در نظر می گیریم، کم یا زیاد می شود.

مثلا اگر برای مطالعه یک کتاب 2 روز به خود زمان بدهید، می توانید آن را ظرف 2 روز تمام کنید اما اگر برای آن یک ماه در نظر بگیرید، مطالعه آن کتاب یک ماه طول خواهد کشید.

خیلی مواقع اجرای برنامه روزانه ان خیلی طول می کشد و اذیت کننده می شود، فقط به خاطر اینکه شما این مدت زمان را برای آن در نظر گرفته اید.

خداوند بدن و ذهن ما را طوری طراحی کرده است که وقتی یک کاری را به تعداد زیاد انجام دهیم، انجام آن کار تبدیل به عادت می شود و وقتی هم یک انجام یک کار به عادت تبدیل شد، می توان آن را با یک دهم زمان و انرژی و بدون هیچ اشتباهی انجام داد.

نکته مهم این است که در بعضی کارها لازم است به صورت آگاهانه این زمان را کاهش دهیم، در غیر این صورت طبق قانون پارکینسون، عادت می کنیم در همان مدت زمان در نظر گرفته شده آن کار را انجام دهیم.

در این حالت ممکن است اجرای کار زمان زیادی طول بکشد و اذیت کننده باشد و در نهایت فکر کنید ایراد از تنظیم برنامه روزانه تان است.