هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
برنامه ریزی, مدیریت زمان, مقالات
8 توصیه برای مدیریت زمان و برنامه ریزی
وقت آن قدر ارزشمند است که خداوند به آن سوگند یاد کرده است. به قول برایان تریسی: «کیفیت زندگی شما به میزان بهره وری شما از زمان بستگی دارد و این که کیفیت مدیریت زمان و برنامه ریزی شما در استفاده بهتر از وقت چگونه است.» بیشتر مردم از کمبود وقت و زمان شکایت دارند. گویا زمان، مسئول تمام گرفتاری هاست ولی آیا به راستی این گونه است؟
این که گفته اند فرصت به دست آمدنی نیست بلکه به دست آوردنی است، کلامی درست است و کسانی که خلاقیتشان در مدیریت زمان و برنامه ریزی استفاده از فرصتهای موجود سبب می شود که زمان گسترش یابد و از هیچ، خیلی چیزها پدید آید،افرادی هستند که گوهر وقت را به دست آورده اند.
و در عوض تنبلی و بینظمی و آشفتگی دزد آرزوها و موفقیت ها شمرده میشود.ولی چگونه می توان از فرصتهای مختلف نهایت بهره وری را داشت؟ در حقیت باید توجه کنیم که زمان در حال گذر و از میان رفتنی است و نمیتوان آن را پس انداز کرد. تنها میتوان آن را به روشهای مختلف به بهره وری رساند. و با داشتن هدف و برنامه ی منظم می توان با زمان داد و ستدی عادلانه داشته باشیم و زمان را با حفظ کیفیت و کمیت یا بهبود آنها به زنجیر کشید
یک :برنامه‌ریزی از قبل و تعیین هدف
یک تکنیک خیلی موثر دیگر برای مدیریت زمان و برنامه ریزی این است که از قبل برای هفته‌تان برنامه‌ریزی کنید و اهداف واقع‌گرایانه تعیین کنید.
بدون این‌که دیدگاه و اهداف مشخصی داشته باشید، به راحتی حواس‌تان پرت میشود و تمرکزتان را از دست می‌دهید.
زمانی که به وضوح می‌دانید که اکنون کجا هستید و به کجا می‌خواهید برسید، راحت‌تر می‌توانید وقت‌تان را روی فعالیت‌های با ارزش متمرکز کنید، فعالیت‌هایی که به شما در دستیابی به اهداف‌تان کمک می‌کنند.
با تعیین اهداف خاص و قابل ارزیابی، می‌توانید به روشنی آینده‌ی ایده‌آل خودتان را مشخص کنید و برای رسیدن به آن برنامه و مسیر مشخصی تعیین کنید.
با رسیدن به این وضوح می‌توانید همه چیز را ساده کنید. مقصد که برای‌تان مشخص است و بهترین راه را برای مدیریت زمان، منابع و افراد برای رسیدن به آن می‌دانید
من این کار را می‌کنم: می‌نشینم، تمام ۷ روز هفته‌ی پیش رو را روی کاغذ می‌نویسم، و شروع می‌کنم به توزیع مهم‌ترین وظایف در روزهای هفته. به علاوه، اهدافی مشخص می‌کنم که می‌خواهم تا آخر هفته به آنها برسم. آن‌چه درباره‌ی این تکنیک، فوق‌العاده است این است که با یادگیری برنامه‌ریزی قبلی خوب، می‌توانم میزان شلوغی زمان بندی‌ام را پیش‌بینی کنم. این من را قادر می‌سازد اولویت‌بندی کنم، و اهدافی تعیین کنم که واقع‌گرایانه و مرتبط هستند.
شما نباید اهداف دست‌نیافتنی تعیین کنید، اهدافی که سبب تردید شما نسبت به پیشرفت کلی‌تان میشود. از سوی دیگر این رویکردی شگفت‌انگیز است که به شما کمک می‌کند به جلو حرکت کنید و کمک‌تان خواهدکرد شاهد رشد و موفقیت خودتان باشید.
هرچند معمولا امکان‌پذیر یا هیجان‌انگیز نیست که بدانید تمام هفته‌ی آینده‌تان چگونه خواهدبود، اما باید حداقل برای روز بعد برنامه‌ریزی کنید.
دو : اولویت‌بندی کنید
این با توصیه‌ی مدیریت زمان و برنامه ریزی قبلی در ارتباط است اما به هر حال به قدری مهم است که به تنهایی یک اصل باشد.
اولویت‌بندی نه‌تنها به شما کمک می‌کند اول مهم‌ترین وظایف را انجام دهید، بلکه کمک‌تان می‌کند درک کنید در زندگی به کدام سو می‌روید. شما باید قادر باشید اولویت‌هایتان را درست مشخص کنید، اگر برنامه‌ریزی کرده‌اید که خیلی موفق یا مشهور شوید، باید بتوانید این کار را بکنید. اگر مطمئن نباشید از زندگی چه می‌خواهید نمی‌توانید موفق باشید.
برای همین، فهرستی از کارهای انجام دادنی داشته‌باشید. به هر یک از کارها از ۱ تا ۵ امتیاز بدهید، و آنها را همان‌طور که در توصیه‌ی قبلی ذکر شد در روزهای هفته توزیع کنید. وقتی به‌طور مرتب این کار را بکنید، متوجه خواهیدشد که در گرفتن تصمیم‌های معنادار در زمان و مکان مناسب بهتر عمل می‌کنید
سه : شیوه سپری کردن زمان‌تان را به دقت بررسی کنید
سومین توصیه مدیریت زمان و برنامه ریزی این است اگر می‌خواهید کنترل وقت‌تان را به دست بگیرید، اولین قدم این است که بفهمید در حال حاضر وقت‌تان را چگونه می‌گذرانید.
تا زمانی که روشن نیست کجا هستید، چه چیزهایی درست پیش می‌رود و چه چیزهایی فایده‌ای ندارند، نمی‌توانید تغییری ایجاد کنید.
این بررسی زمان به شما یک تصویر بزرگ از ارزش ایجاد شده و نتایج حاصل از زمانی که برای هر پروژه یا کار می‌گذارید، می‌دهد. به این ترتیب می‌توانید همه چیز را ساده کنید تا خیلی سریع بفهمید که آیا از زمان‌تان به طور کارآمد و موثری استفاده می‌کنید یا نه.
بهترین کار این است که بررسی زمان‌تان را طی یک دوره‌ی هفت روزه انجام بدهید
چهار: مهم‌ترین کار را قبل از کارهای دیگر انجام دهید
این استراتژی یکی از کلیدهای بسیار مهم برای مدیریت مؤثر زمان است.
روز خود را با پرسیدن این سوال از خودتان شروع کنید:
“اولین و مهم‌ترین کاری که امروز باید به انجام برسانم چیست؟”
هنگامی که شما در مورد این مسئله به شفافیت برسید، و نسبت به انجام آن متعهد شوید، احتمال این‌که که واقعاً آن کار را انجام دهید، بیشتر است.
این تکنیک جلوی بروز هر گونه اختلال، حواس‌پرتی و عدم تمرکز را خواهد گرفت.
به چه دلیل؟ به این دلیل که شما در ابتدای روز، یعنی زمانی که اراده‌تان قوی است، تصمیم آگاهانه اتخاذ کرده‌اید.
آیا متوجه شده‌اید که با گذر زمان در طول روز، قدرت اراده و انرژی کم‌تری برای تمرکز دارید؟
بنابراین، ابتدا مهم‌ترین کار یا کارهای‌تان را انجام دهید.
اگر قرار است با مشتری‌های بالقوه‌تان تماس برقرار کنید، این کار را صبح انجام دهید.
اگر باید یک ارائه‌ی مهم را بنویسید، این کار را صبح انجام دهید.
چند کار را با هم به انجام نرسانید. در یک زمان خاص روی یک پروژه متمرکز شوید و روی آن کار کنید تا زمانی که تکمیل شود.
مهم‌ترین کار و وظیفه‌ی شما هر چه که باشد، اگر اول صبح انجامش بدهید، دیگر هرگز روزی که کاری مهم در آن انجام نداده باشید، وجود نخواهد داشت.
با پیروی از این استراتژی ساده مدیریت زمان، معمولاً یک روز بسیار پربازده خواهید داشت.
بعضی اوقات ممکن است مجبور باشید در مواردی که اولویت نیستند یا با اهداف‌تان مطابقت ندارند، روزتان را شروع کنید. در چنین شرایطی هم بهتر است نه گفتن را یاد بگیرید و طبق برنامه‌ی خودتان پیش بروید.
پنج : یک وایت‌بورد تهیه کنید.
یک وایت‌بورد و چند ماژیک برای نوشتن تمام اهداف‌تان، دیدگاهتان، تهیه کنید. اهداف فردا، این هفته، هفته‌ی آینده، امسال، سال آینده، و غیره را بنویسید. وایت‌بوردی که بتوانید همیشه به آن نگاه کنید، شما را نسبت به پیشرفت‌تان آگاه و حساب‌پذیر می‌کند.
هنگامی که اهداف‌مان را می‌نویسیم، شانس خیلی بیش‌تری برای اقدام در جهت آنها داریم، درست بر خلاف بلند گفتن آنها. مطمئن شوید همیشه چیزی دم دست‌تان دارید که می‌تواید افکار و ایده‌هایتان را روی آن بنویسید. شما نباید چیزی فوق‌العاده را فقط به خاطر این‌که آن را فراموش کردید از دست بدهید. بعدها به خاطر این یکی از من تشکر می‌کنید.
شش : نرم‌افزار خودکارسازی
نرم‌افزارهای بسیاری زیادی وجود دارد که می‌تواند کمک‌تان کند وقت‌تان را به‌طورموثر مدیریت کنید. بسته به آن‌چه می‌خواهید، می‌توانید خدمات رایگان یا هزینه‌داری پیدا کنید که پیشرفت‌تان را وارد مرحله‌ی جدیدی بکند.
به هر حال، بی‌نهایت سودمند است که مجبور نباشید نگران گذر زمان باشید، یا کارتان را در تمام دستگاه‌هایتان هم‌گام (سینکرونایز) بکنید تا در هر لحظه از زندگی‌تان آماده‌ی استفاده باشد. اگر نرم‌افزاری داشته‌باشید که مراقب وظایف اصلی باشد، می‌توانید از حداکثر توان خود استفاده کنید و روی چیزهای واقعا مهم تمرکز کنید
هفت : تنظیم تایمر
من وقتی می‌دانم که می‌خواهم بهره‌ور باشم، همیشه یک تایمر تنظیم می‌کنم. من نمی‌دانم روان‌شناسی ما دقیقا چگونه است، اما هر وقت برای خودمان محدودیت تعیین می‌کنیم، معمولا این محدودیت شکل واقعیت به خود می‌گیرد.
وقتی خودتان را از حواس‌پرتی‌های بیرونی منزوی کردید، یک چارچوب زمانی برای خودتان تعیین کنید. من پی برده‌ام ۵۰ دقیقه کار و سپس ۱۰ دقیقه وقت استراحت موثرترین چارچوب زمانی است. شما می‌توانید این را هر قدر که می‌خواهید تکرار کنید، اما مطمئن شوید دقیقا به قولی که به خودتان داده‌اید عمل می‌کنید، که در این مورد ۵۰ دقیقه کار به طور خیلی متمرکز، و بعد فارغ از شرایط، ۱۰ دقیقه استراحت است. این را امتحان کنید، و متوجه خواهیدشد که چگونه کیفیت کارتان به آسمان می‌رسد!
هشت : آغاز روزتان را به ساعات اولیه‌ی صبح نزدیک کنید
بسیاری از ما ترجیح می‌دهیم در روزهای آزاد دیر به بستر خواب برویم و تا آن‌جا که ممکن است دیر بلند شویم. من متوجه شدم چیزی که بی‌نهایت موثر است، این است که آغاز روزمان به ساعات اولیه‌ی صبح نزدیک‌تر باشد. در عمل، این یعنی تا آن‌جا که ممکن است زود به بستر خواب بروید و تا آن‌جا که ممکن است زود بیدار شوید.
افکار بیشتر ما در صبح “تازه‌تر” است، و قابلیت فکر کردن‌مان نیز بیشتر است. احتمالا متوجه شده‌اید که هرچه هوا تاریک‌تر میشود و به شب نزدیک‌تر می‌شویم، تنبل‌تر می‌شویم، و تمایل داریم راحت‌طلب‌تر باشیم. برای رفع این حالت، سعی کنید به اندازه‌ی کافی زود به خواب بروید. لازم است کمی به این شیوه عادت کنید اما ارزش‌اش را دارد. من در بیشتر طول هفته خیلی زود، یعنی ۴ صبح بیدار می‌شوم. و هر چند شما مجبور نیستید به این زودی بیدار شوید، اما حس بی‌نظیری است که تا زمان بیرون آمدن دیگران از بستر خواب، چیزهای زیادی را به انجام رسانده باشید!