هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
برنامه ریزی, مدیریت زمان, مقالات
بهترین برنامه های GTD مدیریت زمان
مدیریت زمان مهارتی است که هر عقل سالمی متوجه این میشود که با آن میتواند از عمر خود و زمانی که در این دنیا دارد بهترین استفاده را بکند. زمانی که میگویند همانند طلاست. اما طلا را میتوان کسب کرد ولی زمان از دست رفته به هیچ شکلی دوباره باز نخواهد گذشت و فقط حسرت از دست رفتن آن به دل هایمان میماند .اما ، دقیقاً چگونه می توان زمان را به بهترین شکل مدیریت کنیم و نهایت استفاده را ببریم؟ سوالی که ممکن است بسیاری از شما بپرسید. بگذارید روش GTD را برای ارائه نتایج به شما معرفی کنم سپس در ادامه بهترین برنامه های GTD را عنوان می کنیم.
GTD چیست؟
GTD یا Getting Things Done یک روش محبوب در مدیریت زمان و عنوان کتاب پرفروش نویسنده و مشاور بهره وری دیوید آلن است. پس از سالها تحقیق و تمرین ، دیوید آلن با دنبال کردن یک سری سیستماتیک از مراحل ، این روش را به شما ارائه داد تا تمام کارهای شما را انجام دهد.
اغلب اوقات ، ممکن است انبوهی از وظایف پیش روی شما باشد که باید از آنها مراقبت شود ، یا اینکه ممکن است یک طغیان الهام ناگهانی را برای ایجاد ایده تجربه کنید. اکنون ، همانطور که دیوید آلن می گوید ، “ذهن شما این است که ایده داشته باشید ، نه آن را ذخیره کنید” ، بنابراین GTD به شما کمک می کند تا این ایده ها را از مغز شما بیرون بکشد و آنها را به عمل تبدیل کند.
GTD صرفاً انجام کارها نیست ، بلکه یک روش گام به گام برای انجام وظایف از طریق مفهوم اساسی انتقال ایده ها از ذهن شما به یک سیستم خارجی ، تجزیه آنها به مراحل عملی و سپس سرانجام ، انجام آنها است.
با پیروی از روش GTD ، مغز شما نیازی به یادآوری و پیگیری موارد دیگر نخواهد داشت (که به هر حال از نظر انسانی غیرممکن است) و ارائه نتایج را تسهیل می کند.
اجرای صحیح روش می تواند مقداری از نیروی مغزی را آزاد کند و در نتیجه ، بهره وری کلی یک فرد یا یک تیم را افزایش می دهد.
پیاده سازی روش GTD:
رویکرد GTD از طریق دنباله ای از مراحل اجرا می شود که اساساً 5 ستون این روش را تشکیل می دهد :
- ابتدا کارهای خود را جمع آوری کنید
اگر کاری لازم است انجام دهید که در ذهن شما جا مانده باشد ، باید آن را بیرون بیاورید ، تا انجام شود. پاک کردن ذهن خود از همه شلوغی ها و سازماندهی صحیح وظایف خود یکی از راه های برخورد موثر با مسائل است.
اولین قدم برای اجرای روش GTD جمع آوری مواردی است که در ذهن شما مانده است. این می تواند از جمله ایمیل های معلق حرفه ای ، تماس تلفنی ، قرار ملاقات گرفته تا تمیز کردن کمد لباس شما باشد. همه این وظایف را به یک سیستم خارجی منتقل کنید که می تواند یک ابزار مدیریت کار ، یک برنامه ساده برای انجام کارها یا حتی یک مقاله باشد.
- کارها را پردازش کنید
اغلب اوقات ، ذهن انسان مانند یک احتکار کننده بزرگ عقاید عمل می کند ، مهم نیست که چقدر بی اهمیت است. به منظور تبدیل صحیح همه این ایده های درهم و برهم به عملی قابل اجرا ، شما باید وظایف عملی و غیر قابل عمل را از یکدیگر متمایز کنید تا از انجام کارهایی که نمی توان انجام داد خلاص شوید و در نتیجه حافظه مغز را پاک کنید. این مرحله دوم از روش GTD را تشکیل می دهد.
وظایفی را که در مقابل شما قرار دارند شروع به پردازش کنید و آنها را به اقدامات کوچکتر و قابل کنترل تر تقسیم کنید تا از این طریق بی نظمی را پاک کنید و تصویری واضح از آنچه در فرایندهای عملیاتی پیش رو دارید ، بدست آورید.
حتما بخوانید : تکنیک مدیریت زمان به روش GTD
- کارهای پردازش شده را دسته بندی کنید
بعد از اینکه در مورد کارهای عملی تصمیم گرفتید ، آنها را با توجه به موعد مقرر یا فوریت آنها دسته بندی و اولویت بندی کنید تا به طور موثر آنها را سازماندهی کنید. وظایف بی شماری در پیش رو دارید که انجام برخی از آنها فوراً لازم نیست ، بلکه تنها کار ضبط شده است ، بنابراین آنها را در مکانی قرار دهید که بعداً در صورت لزوم بتوانید آنها را بازیابی کنید.
- بررسی کن کارهایی که دسته بندی کردی
شما باید تصمیم بگیرید که آیا وظایف خاص شما قابل انجام است یا خیر و سپس به سمت سوالات دیگر پیش بروید تا تصمیم بگیرید که دقیقاً برای فرآیندهای عملیاتی چه کاری باید انجام دهید.
- در نهایت انجام بده
سطل زباله: مواردی که ارزش وقت شما را ندارند و به هیچ نوع توجهی نیاز ندارند در لیست سطل زباله منتقل می شوند
منابع: این لیست شامل کلیه اطلاعات مفیدی است که نیازی به اقدامی ندارند ، اما ممکن است در آینده نزدیک مورد نیاز باشد
Someday / Maybe List: دسته ای از همه کارهایی که مطمئن نیستید باید بلافاصله انجام شوند. آنها را کنار بگذارید ، اما مرتباً آنها را مرور کنید تا ببینید آیا لازم است اقدامی انجام شود
اکنون ، این امر ما را به جنبه دوم ، وظایف عملی می رساند :
این کا عملی است ، باید بررسی کنید که آیا اقدامات بعدی در عرض 2 دقیقه انجام می شود یا خیر. اگر در کمتر از 2 دقیقه قابل انجام است فوراً این کار را انجام دهید.
در غیر این صورت ، آن را در لیست “پروژه ها” قرار دهید. در زمینه GTD ، “پروژه” هر چیزی است که برای تکمیل به بیش از یک مرحله نیاز دارد. اگر انجام کارها به بیش از یک مرحله نیاز دارد ، آنها را در هر یک از سه دسته زیر قرار دهید:
در انتظار لیست: همه کارهایی که برای اجرای آنها به افراد دیگر محول کرده اید.
لیست اقدام بعدی: اقداماتی که باید انجام شود اما بدون موعد مقرر است.
تقویم: اقداماتی که قرار است در یک تاریخ یا زمان مشخص انجام شود.
بهترین برنامه های GTD
اکنون که مفاهیم اساسی حول روش GTD را بیان کردیم ، احتمالاً از خود می پرسید که آیا ابزارها و برنامه هایی برای اجرای آن کمک می کند یا خیر! برنامه های متعددی به طور خاص برای کار با این روش متمایز طراحی و توسعه یافته اند.
ما برخی از بهترین برنامه های GTD را که به شما در انجام کارهای بیشتر کمک می کند ، جمع آوری و آزمایش کرده ایم که عبارتند از :
یکی دیگر از برنامه های Gtd تودوایست (ToDoist) است.این نرم افزار هم رایگان است. البته برای استفاده از برخی ویژگیهای آن باید سالانه مبلغی پرداخت کنید.
استفاده از تودوایست راحت و آسان است. کاربران این اپلیکیشن میتوانند وظایفی را که در پلتفرمهای مختلف به تأخیر افتاده، زمان بندی کنند .نرم افزار مدیریت زمان و برنامه ریزی تودوایست با بیش از ده میلیون بار دانلود، یکی از کاربردیترین و پرطرفدارترین نرم افزارهای مدیریت زمان و برنامه ریزی است. این نرم افزار قطعاً میتواند به کارایی افراد پرمشغله و افراد حواس پرت، کمک کند.
این اپلیکیشن با طراحی ساده و عملکردی هوشمند، به کاربر کمک میکند تا وظایف معینی را برای هر روز تعریف کند. وظایف تعریفشده در این اپ بهصورت خودکار در فضای ابری ذخیره میشوند و در گوشیهای اندرویدی، آیفون، آیپد، وب و حتی ویندوز ۱۰ قابلدسترسی خواهند بود.
حتما بخوانید : برنامه ریزی به روش gtd
nTask یکی دیگر از برنامه های GTD است که فقط به دلیل این که، این برنامه کاربردی ساده ، دارای همه چیز است اجرای GTD را برای شما روان می کند ، آن را به بالای لیست بهترین برنامه های GTD تبدیل می کند. این نرم افزار دارای قابلیت هایی است که باعث می شود روش کاملاً خوب کار کرده و به طور موثر با اجزای اصلی هماهنگ شود.
این برنامه برای کمک به تیم ها و مدیران پروژه ها از کلیه صنایع جهت سازماندهی بصری پروژه ها و وظایف خود به گونه ای طراحی شده است که به آنها در انجام سریع کارها کمک می کند.
نیروانا یکی دیگر از برنامه های Gtd یک مدیر وظیفه مبتنی بر ابر است که به طور خاص برای اجرای روش GTD ساخته شده است. این برنامه با ویژگی های داخلی زمان و انرژی مورد نیاز برای تکمیل یک کار همراه با گزینه ای برای تعیین تاریخ سررسید برای ادامه مسیر پروژه های آینده ارائه می شود.
این برنامه همچنین با لیستهایی با برچسبهای بعدی ، انتظار ، برنامه ریزی شده و روزی از قبل بارگیری می شود که اجرای و تنظیم مراحل اجرای روش GTD را برای اجرا بسیار راحت می کند.
برچسب هایی وجود دارد که وظایف شما را برای دسترسی آسان به بخش حرفه ای و شخصی قرار می دهد. چندین ترجیح وظیفه دیگر نیز وجود دارد که برنامه را بسیار سفارشی و کاربرپسند می کند.
نرم افزار ترلو یک نرم افزار مدیریت پروژه و عملکرد است که می توان در آن پروژه هایی را ایجاد کرد و با دوستان و همکارانی که قرار است به صورت مشترک بر روی یک پروژه کار کنید آن می توان به عنوان یک ابزار بسیار کاربردی برای مدیریت زمان استفاده کرد.
نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ترلو بسیار محیط جذاب و جالبی دارد.می توانید در آن برگه هایی برای هر قسمت ایجاد کنید.ترلو جزو ابزار های برتر در زمنیه ی کنترل پروژه در جهان است که در سال ۲۰۱۱به بازار معرفی شده است.
این نرم افزار علاوه بر این که در نسخه ی رایگان نیاز بسیاری از تیم ها و سازمان ها را برطرف می کند،برای استفاده شخصی هم بسیار مناسب است.
- داشتن قابلیت نسخه های موبایل و وب،یعنی فقط کافی است در این نرم افزار ثبت نام نمایید و بعد از آن در هرجا که اینترنت باشد به محتویات و روند پروژه های خود دسترسی دارید.
- قابلیت پیگیری و مشاهده پروژه ها و لیست وظایفی که باید انجام دهید بر روی یک برد یا همان تخته مشاهده کنید.
- قابلیت به اشتراک گذاری ایده ها و پروژه ها
- قابلیت پیوست کردن فایل و عکس
- مدیریت زمان بسیار کارآمد،از زمان ایجاد پرژه به آماری دقیق از جزیی ترین وظایف تا کلیات را به دست آورید.
- امکانات بسیار زیاد رایگانی دارد که پاسخگوی نیاز بسیاری از افراد و حتی سازمان ها است.
TickTick
علاوه بر یک نام فانتزی به نام قلب خودمان ، برای کسانی که می خواهند یک راه حل شخصی پیدا کنند یک برنامه قوی GTD است. این برنامه برای مدیریت برنامه طولانی هفته ها و کلیه فعالیت هایی که پس از آن انجام می شود ، یک رابط کاربری کاملاً ساده به نقطه دارد.
TickTick همه کاره است ، اما به جای تمرکز بر کسب و کار ، به شدت به مدیریت لیست کارهای “شخصی” متکی است. اکنون این بدان معنا نیست که تیم ها نمی توانند از این برنامه استفاده کنند ، فقط این است که اگر از این نرم افزار در مقیاس کوچک تا متوسط استفاده می کنید بهتر عمل خواهید کرد. انجام کارها هنر بهره وری بدون استرس است.
رنگ برنامه وظایف مختلف را بر اساس اولویت خود کدگذاری می کند. در وهله اول شما یک تقویم مانند یک پنجره با اضافه شدن برچسب های مختلف پشتیبانی می کنید برای ایجاد ایست های بازرسی. پس از اتمام کار ، می توانید با یک ضربه ساده کادر انتخاب را حذف کن.