برنامه ریزی به روش gtd

برنامه ریزی به روش gtd یک سیستم مدیریت زمان و بهره وری است که به شما کمک می کند با استفاده از سیستم جامع از لیست ها و تقویم ها ، وظایف خود را انجام دهید و تعهدات خود را به روشی بدون استرس و کارآمد انجام دهید.

ایده اساسی تکنیک gtd این است که تمام کارهای خود را به صورت مکتوب قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که چیزی فراموش نخواهید شد.

در طولانی مدت استرس شما کمتر خواهد شد زیرا نیازی به یادآوری همه چیز نخواهید داشت. و از آنجا که مجبور نخواهید بود کارهای مهم را دائماً به یاد بیاورید ، ذهن شما در کارهای ناخوشایند روز کمتر به کارهای برنامه ریزی شده متمرکز می شود.

به عبارت دیگر ، با نگرانی از آنچه باید انجام دهید ، خواب کمتری خواهید داشت. 

ذهن شما می تواند وقتی که زمان استراحت است واقعاً شل شود و می تواند بهتر روی وظایف محوله متمرکز شود زیرا هیچ چیز دیگری در پس ذهن شما نمی گذرد.

در این روش ، کارهای بزرگتر را به کارهای فرعی کوچکتر تقسیم می کنید و مهلت های مشخصی را برای آنها تعیین می کنید .انجام یک بررسی منظم این اطمینان را به شما می دهد که تمام وظایف و پروژه های خود را پیگیری خواهید کرد ، نقاط ضعف سیستم خود را شناسایی کرده و پیشرفت هایی را انجام خواهید داد.

نحوه پیاده سازی سیستم GTD در برنامه ریزی کاغذ

ذهنتان را خالی کنید

روش GTD یا Getting Things Done ، یک سیستم سازمانی است که تمام زمینه های زندگی شما را پوشش می دهد. این یک مفهوم عالی است و می تواند متناسب با نیازهای شما و شرایط زندگی باشد ، که آن را به ابزاری قدرتمند تبدیل می کند!

از زندگی چه می خواهید؟ بهترین راهها برای دستیابی به اهداف شخصی و شغلی شما چیست؟ شما روزتان را با «یک سری کارها» شروع می کنید. این می تواند رزو بلیط  ، یادداشت های حاصل از یک تماس تلفنی یا یک جلسه ، یک قطعه کاغذ با شماره شناسه روی آن ، قرار ملاقات با دندانپزشک باشد.

در برنامه ریزی به روش gtd شما باید کارهای خود را لیست کنید

مسئله این‌جاست که نوشتن فهرست کارها یا to-do list بر خلاف ظاهر ساده‌اش، اصول و تکنیک‌های خاص خود را دارد و اگر به این اصول توجه نکنیم، خروجی کار برایمان چندان مطلوب نخواهد بود.

به همین علت است که بسیاری از ما، بارها در زندگی با خود قرار گذاشته‌ایم که منظم باشیم و فهرست کارها را ثبت کنیم و بر اساس این فهرست، به شکلی دقیق و سامان‌یافته، فعالیت‌هایمان را انجام دهیم، اما پس از چند روز یا چند هفته، همه چیز را رها کرده‌ایم و دوباره به حالت عادی بازگشته‌ایم.

خود شما چند مرتبه نرم افزارهای نظم شخصی و تنظیم چک لیست و ثبت فهرست کارها را روی گوشی خود نصب کرده‌اید و پس از مدتی آن‌ها را کنار گذاشته‌اید؟

اگه تمایل به نوشتن برنامه خود در کاغذا دارید به شما خرید  دفترچه برنامه ریزی رو پیشنهاد میکند که بر اساس GTD نوشته شده و میتونه توی برنامه ریزی روزانه به شما کمک کنه 

حتما بخوانید : معرفی بهترین برنامه های GTD

برنامه ریزی به روش Gtd برای نوشتن لیست کارها

شخصی به نام دیوید آلن (David Allen) در سال ۲۰۰۱ کتابی با عنوان Getting Things Done نوشت و در آن، مراحل پیشنهادی خود برای تهیه فهرست انجام کارها را بیان کرد

برنامه ریزی به روش gtd متوجه خواهید شد چه کاری انجام دادنش فوری یا غیر فوری است .

خب حال باید ببنید آن کاری که در لیست نوشتید چه اقدامی باید انجام دهید.

1-آیا یک سری کارها فقط ذهن شما رو درگیر کردند ؟ و نیازز به انجام فوری آن نیست؟در اینصورت شما می توانید آن را حذف کنید ، آن را برای ارجاع در پرونده های خود قرار دهید یا آن را به لیست «روزی / شاید» خود اضافه کنید.

2-اگر در لیستتان کاری بود که باید انجام دهید ، اگر کمتر از 2 دقیقه طول کشید ، بلافاصله آن را انجام دهید. در غیر این صورت ، شما چندین راه حل دارید.

• یا آن را به او واگذار می کنید: شخص دیگری از آن مراقبت خواهد کرد (سپس احتمالاً به لیست “منتظر شما” می رود) 

• یا آن را به تعویق بیندازید. اگر این یک اقدام یک مرحله ای باشد ، آن را در یکی از لیست های «اقدامات بعدی» خود می نویسید ، اگر زمان آن حساس باشد (قرار ملاقات با دندانپزشک) آن را برنامه ریزی می کنید و به تقویم شما می رود و اگر یک پروژه چند مرحله ای است حدس زده است … این در لیست پروژه های شما قرار می گیرد!

برای اینکه روی پروژه هایتان کار شود ، باید مطمئن شوید که در لیست «اقدام بعدی» شما همیشه یک کار در هر پروژه وجود دارد. پس از انجام یک کار ، پروژه خود را مرور کرده و در مورد کار کوچک بعدی تصمیم بگیرید تا حرکت کند.

حتما بخوانید : GTD  چیست ؟

● نقل قولی از کتاب دیوید آلن:
همه چیز را از ذهنت بیرون بکش. وقتی کاری پیش می آید همان زمان تصمیم بگیر نه زمانی که موقعیت آن تصمیم از بین رفته است. برای پروژه های خود یادآور بسازید و سیستم را همیشه به روز و کامل نگه دارید و همواره بررسی کنید.

فروغ کاظم زاده روش جهانی GTD را بومی سازی کرده به طوری که کاملاً متناسب با سبک زندگی ما ایرانی هاست. پس این محصول فوق العاده ( مدیریت زمان و برنامه ریزی به روش gtd)را از دست ندهید.

چگونه به کمک GTD برنامه ریزی کنیم؟

مهمترین اصول برنامه ریزی به روش GTD شامل 5 مرحله است :

▪ جمع آوری کن.
▪ پردازش کن.
▪ مرتب کن.
▪ بررسی کن.
▪ انجام بده.

ما همه می خواهیم کارها انجام شوند، چه کارهایی که مجبور به انجام آن هستیم تا سپس بتوانیم به کار مورد علاقه خود بپردازیم، چه برتر از آن، کارهایی که دوستشان داریم و جزو اهداف زندگی مان هستند. در اینجا تعداد زیادی فن و نکته را با هم مرور می کنیم که در کنار هم باعث خواهند شد کارها به خوبی به انجام برسند.

13 تکنیک برای به انجام رساندن کارها طی روز

۱) مهم ترین کارها: در آغاز روز یا شب قبل سه کار از مهم ترین ۴ کاری که باید در روز آینده انجام دهید مشخص کنید. آنها را اول از همه انجام دهید. حتی در پایان روز اگر نتوانید کار دیگری غیر از آن سه تای اصلی انجام دهید، روز مفیدی را گذرانده اید.

۲) طرحهای بزرگ: طرحهایی که شما در هر فرصت اضافه ای به سراغشان می روید. طوری برنامه ریزی کنید که بصورت روزانه یا هفتگی وقتی اختصاص دهید و این سنگ بزرگ را به تدریج به جلو برانید.

۳) صفر کردن صندوق پست: هر ایمیلی را که بدستتان می رسد همان لحظه بخوانید و درباره اش تصمیم بگیرید. باید آن را پاک کنید؟ در لیست قرار دهید یا برای آن نیاز به یک منبع دارید؟ آن را در پوشه دیگری بگذارید. فقط صندوق پست را هر روز صفر کنید و به روز دیگر موکول ننمایید.

۴) زودتر از خواب برخیزید: با یک ساعت زودتر از خواب برخاستن، یک ساعت مفید به زندگی تان آغاز کنید. یک ساعت قبل از هر شخص دیگری.

5) شکار لحظه ها: همیشه چیزی برای یادداشت برداری با خود داشته باشید مثل کاغذ و خودکار، یا PDA یا یک بسته کارت که برای همین کار استفاده شده.هر فکری را که به ذهنتان می رسد شکار کنید هر چیزی مثل ایده، طرحی برای پروژه، قرار ملاقاتی که فکر می کنید به آن نیاز است یا حتی خریدی که باید از فروشگاه انجام دهید. منظم بررسی اش کنید و هر چیزی را به جایی که به آن تعلق دارید انتقال دهید.

6) قورباغه را قورت بده: کاری را که بیشتر از همه از آن بدتان می آید اول انجام دهید. بر اساس این نظریه که اگر اولین چیزی که صبح می خورید قورباغه باشد، بقیه روز به آن بدی نخواهد بود!

7) دسته بندی کردن کارها: کارهای همانند را یکباره با هم انجام دهید. برای مثال ایمیل ها را در طول روز و تک و توک نخوانید. بجایش یک ساعت را اختصاص دهید و همه ایمیل ها را یکجا بخوانید این کار را برای پیغام های صوتی ، فایل بندی ها و غیره نیز انجام دهید.

8) زنجیره را نشکن: برای دنبال کردن اهداف روزانه تان از یک تقویم استفاده کنید. یک روز برای ورزش، یک روز تصمیم می گیرید هزار لغت بنویسید و غیره. هر روز این زنجیره بزرگتر می شود و آن را تا حد ممکن نشکنید تا به موفقیت مطلوب برسید.

9) بررسی: وقتی در نظر گرفته و هر هفته با خودتان آنچه انجام دادید و آنچه مربوط به هفته بعد است را بررسی کنید و اگر کار جدیدی قرار است اضافه شود آن کار را وارد برنامه کنید.

حتما بخوانید : تکنیک مدیریت زمان به روش GTD

10) غرق شدن در کار: این حالت زمانی اتفاق می افتد که شما انقدر جذب کار شدید که از گذشت زمان آگاه نیستید و گویا کار بصورت خودکار جلو می رود. رهایی از این وضعیت بصورت هوشیارانه سخت است اما می توان شرایطی را پیش بینی کرد که مانعی در مسیر گذاشته شود تا شما به خود بیایید و مقداری آرامش و استراحت داشته باشید.

11) ایجاد محیط شخصی : می توانید در حال کار یک هدفون در گوش خود بگذارید مردم وقتی کسی را با هدفون می بینند کمتر مزاحمش می شوند. لازم نیست حتما موسیقی گوش بدهید، فقط خودتانید که می دانید چرا هدفون در گوش دارید!

12) اجازه خطا کردن: به خود اجازه خطا بدهید. این فکر را رها کنید که هر کاری را در بار اول باید کامل و بی نقص انجام داد. به خود قول بدهید که برگردید و درستش کنید!

13) لیست Not to do: این بار لیستی تهیه کنید از کارهایی که نباید انجام شوند زیرا به روند کار لطمه می زنند مثلا نباید در حین کار بصورت آن لاین بازی های فلش انجام دهید!