ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور که به آن ماتریس مهم و فوری نیز گفته می شود ، به شما کمک می کند تا وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت تعیین کرده و آنها را اولویت بندی کنید ، و کارهای کم اهمیت و فوری را مرتب کنید که یا باید آنها را واگذار کنید یا اصلا انجام ندهید.

اصلا ریشه آیزنهاور از کجاست ؟

«دوایت آیزنهاور»، طی سال‌های 1953 تا 1961 میلادی، رئیس‌جمهور آمریکا بود. وی با توجه به وظایف و مشغله‌های فراوان خود، همواره با این معضل مواجه بود که می‌بایست بر کدام‌یک از آن‌ها متمرکز شود. این امر در نهایت منجر به ابداع اصل مشهور و جهانی وی گردید که امروزه به ما کمک می‌کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی نماییم.

اگه از ماتریس آیزنهاور استفاده نکنم چی؟

• تمام روز مشغول هستید اما احساس می کنید کار شما تأثیر زیادی ندارد
• اهداف بلند مدت دارید اما وقت و انرژی برای پیشرفت در آن را ندارید
• تفویض اختیار و یا نه گفتن برایتان سخت است

این مقاله به شما می آموزد که چرا تمایز بین موارد اضطراری و مهم بسیار حیاتی است ، چگونه ماتریس آیزنهاور به شما در انجام آن کمک می کند و چگونه می توانید با استفاده از Todoist ماتریس را برای پروژه های بزرگ و کارهای روزمره خود اعمال کنید

مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

آیزنهاور در آن زمان متوجه این نکته‌ی مهم شده بود که مدیریت زمانیِ صحیح، نه فقط به معنی انجام دادن همه‌ی کارهاست، بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. به عبارت دیگر، باید قسمتی از وقت‌مان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص بدهیم، نه اینکه همه‌اش را صرف انجام دادن کارهای فوری بکنیم.

فوری و مهم چه کارهایی هستند؟

مهم: کارهایی که انجام دادنشان باعث می‌شود به اهدافی که در سر داریم برسیم. چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای.
فوری: کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و انجام دادنشان معمولا باعث می‌شود، شخص دیگری را به هدفش برسانیم. این کارها اغلب شامل آنهایی است که هم ما رویشان تمرکز می‌کنیم و هم خودشان توجه ما را می‌طلبند، زیرا اگر سریع انجامشان ندهیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم.
وقتی که بدانیم کدام کارها فوری‌اند و کدامشان مهم، آنگاه می‌توانیم از تمایل ناخودآگاه خود به تمرکز کردن بر کارهای بی‌اهمیت جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می‌توانیم برنامه‌‌ی زمانبندی‌مان را بهینه‌سازی کنیم تا جای خالی را برای پرداختن به کارهایی که برای موفقیت‌مان لازم است، جور کنیم.

ماتریس آیزنهاور چگونه کار می کند؟

ابتدا رسالت و اهداف خود را بشناسید

قبل از ایجاد وظایف و تقسیم کار (اولویت بندی) برای رسیدن به آن ، رسالت و اهداف خود را تعیین کنید.اولویت بندی وظایف بر اساس مهم وفوری ، به 4 قست تقسیم می شود 

سپس، هر یک از این کارهایی که لیست کرده‌اید را داخل یکی از 4 دسته‌بندی زیر قرار دهید:

مهم و فوری :

کارهای مهم و فوری از شما می خواهند به سرعت اقدام کنید. این موارد معمولاً مهلت ها و عواقب قابل مشاهده ای برای متوقف شدن در هنگام اقدام دارند. کارهای مهم و فوری دو دسته هستند کارهایی که به صورت غیر قابل پیش بینی برای شما  بوجود اومده که میتونید همیشه در برنامه ریزی تان وقت خالی بگذارید تا دچار این مشکل نشوید  یا مواردی هستند که شما آنها را مدام به بعدا موکول میکردید و دقیقه 90 می خواهید انجامش دهیم.

کارهای مهم و فوری مثل :

• آخرین مهلت ثبت نام
• زمانی برای انجام دادن کار ضروری فرزندتان
• پاسخ به یک ایمیل کاری 
• پرداخت قبض آب (قطع نشدن آب)

  مهم و غیر فوری :

کارهایی که فوری نیستند ، اما وظایف مهمی هستند که به شما در دستیابی به اهداف بلند مدت کمک می کنند. اینها ممکن است مهلت نداشته باشند (یا حتی تاریخ پایان داشته باشند) بنابراین به راحتی می توان آنها را به نفع انجام کارهای فوری تر تأیید کرد. با این حال ، این وظایف تأثیر بسیار بیشتری در اثربخشی طولانی مدت شما در انجام اهداف شما دارند.

کارهای مهم و غیر فوری مثل :

• برنامه ریزی برای پروژه های بلند مدت و کوتاه مدت
• کارهای منظم یا پروژه های نگهداری
• شبکه سازی حرفه ای و ایجاد روابط شخصی
• یادگیری یک مهارت جدید ، همراهی با تحقیقات فعلی در زمینه خود ، حضور در رویدادهای آموزشی
• ورزش و مراقبت های بهداشتی معمول

حتما بخوانید : قانون 20 80 یا اصل پارتو

غیر مهم ولی فوری

کارهای فوری ولی کم‌اهمیت، کارهایی هستند که باعث می‌شوند از اهدافمان دور بمانیم. از خودتان بپرسید «آیا امکانش هست محول‌شان کنم به شخصی دیگر؟» اکثرا، منبع تولید اینجور کارها، آدم‌های دیگر هستند. گفتن «نه»ی مؤدبانه به دیگران، هیچ ایرادی ندارد. بعضی مواقع لازم است دیگران را تشویق کنید تا خودشان راه‌حلی برای کار خودشان پیدا کنند

کارهای غیر مهم ولی فوری مثل :

• پاسخ دادن به بعضی از ایمیل ها و پیام ها از رسانه های اجتماعی
• بعضی از جلسات
• بغضی از کارهای اداری

غیر مهم و غیر فوری

کارهای غیر مهم و غیر فوری چندان مهم نیستند وباعث اتلاف وقت می شوند. این فعالیت ها به پیشرفت اهداف شما کمک نمی کنند اما می توانند قسمت های زیادی از زمان را به خود اختصاص دهند.

کارهای غیر مهم و غیر فوری مثل :

• ساعتها تماشای تلویزیون
• تازه کردن بی رویه شبکه های اجتماعی و پیمایش
• به جای پاسخ دادن به آن ، از فعالیت هایی مانند مرتب سازی و سازماندهی ایمیل خودداری کنید
• خرید بیش از حد یا مرور آنلاین

5 نکته مدیریت زمان در هنگام کار با ماتریس آیزنهاور:

قرار دادن کارهایی که باید انجام دهید در یک لیست، ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه اول از خودتان بپرسید چه کاری ارزش انجام دادن دارد.
سعی کنید خودتان را به بیش از هشت وظیفه در هر بخش محدود نکنید. قبل از اضافه کردن یک وظیفه دیگر، اول وظیفه ای را که از همه مهم تر است تکمیل کنید. به یاد داشته باشید: مهم جمع آوری کردن وظایف نیست، تمام کردن آنهاست.
شما همیشه باید هم برای وظایف کاری و هم وظایف شخصی خود تنها یک لیست داشته باشید. به این ترتیب هیچ وقت نمی توانید در مورد انجام ندادن هیچ کاری برای خانواده یا خودتان در پایان روز شکایت کنید.
اجازه ندهید خودتان یا دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت های شما را مشخص کنند. هنگام صبح برنامه ریزی کنید، سپس بر روی وظایف خود کار کنید. و در پایان، از به اتمام رساندن کارهایتان لذت ببرید.
در آخر، سعی کنید کارهایتان را زیاد به تعویق نیاندازید، حتی با بیش از حد مدیریت کردن وظایفی که باید انجام دهید.