GTD چیست ؟

GTD مخفف کلمه Getting Things Done است. GTD یک سامانه برای مدیریت زندگی و کار است و افراد به وسیله آن یاد می‌گیرند کارهای خود را در مدت زمان کمتر و بهره‌وری بیشتر انجام دهند. دیوید آلن تکنیک‌هایی در زمینه مدیریت تعهدات، اطلاعات و ارتباطات ابداع کرده است که باعث طراحی سامانه GTD شده است.

ما انسان ها مشغله های بسیار زیادی در طول زندگی داریم که نیازمند این هستیم که برای سر و سامان دادن به آنها برنامه ریزی کنیم. اما اکثر اوقات این برنامه ریزی های ما با مشکل مواجه می شود و ما نمی دانیم دقیقا باید چه کنیم. کارهای بسیار سنگینی هستند که بر سرمان ریختند و هر کدام نیازمند رسیدگی هستند.

حتما بخوانید : برنامه ریزی به روش gtd

زندگی روزمره انسان با برنامه، ریتم می پذیرد، اینگونه هیچ وقت با مشکل کمبود وقت مواجه نخواهیم شد. اکثر ما از برنامه ریزی درست برای زمان های زندگیمان، نا آگاه هستیم به همین دلیل راهکارهای خوبی به کار نمی گیریم و بعد از مدتی دوباره به رول گذشته برمی گردیم.

GTD – یا “انجام کارها” – چارچوبی برای سازماندهی و پیگیری وظایف و پروژه های شما است. هدف آن کمی بالاتر از “انجام کارها” است

روزانه کارهای زیادی با سرعت زیاد به سمت ما میاد ما مملو از ایمیل ها / پیام های فوری هستیم تقویم های ما پر از جلسات است و به عنوان مهمترین مسئله ما مدام با وقفه ها و حواس پرتی ها و کارهای برنامه ریزی نشده مواجه می شویم.پس تنها مهارت برای آینده مدیریت تمرکز و توجه است .

آیا مشغول انجام کارهای درست هستید یا در دام جدیدترین کارها گرفتار شده اید؟ آیا روزانه صرفا به سوالات با صدای بلند در ذهنتان پاسخ می دهید؟آیا همیشه در تلاش برای حفظ تعادل کار و خانواده هستید؟ پیشنهاد ما به شما پیاده سازی تفکر و روش های اساسی بر اساس متد GTD می باشد. GTD با ارائه تکنیک های عملی به شما کمک می کند تا دنیای خود را کنترل کنید.

GTD کمک می کند تا ذهن خود را فعال نگه دارید و اطمینان داشته باشید که در هر زمان مشخص بر روی کارهای درست متمرکز شده اید.

یکی از مفروضات اساسی تکنیک gtd این است که شما لال هستید – یا بهتر بگوییم ، ضمیر ناخودآگاه شما کاملاً گنگ است وقتی که می خواهید درباره کارهایی که باید انجام دهید فکر کنید. به عنوان مثال دانستن اینکه شما باید ساعت خود را تعمیر کنید ، اما به جای اینکه به شما یادآوری کند وقتی در واقع از کنار ساعت فروشی عبور می کنید ، احساس بی وقفه “من نیاز به یادآوری … چیزی” را در مغز شما دارم.

جسیکا کر آن را کاملاً بیان کرد:

وانمود کنید که مغز شما یک صفحه سفید است. آیا این صفحه با لیست انجام کارهای شما پوشانده شده است؟ آیا فضایی برای ترسیم و ترکیب ایده ها وجود دارد؟

 تکنیک gtd چه اهمیتی در زندگی ما دارد؟

برای اینکه کار ها بر اساس اهمیت خود پیش بروند و ما بتوانیم آنها را انجام دهیم، نیازمند این هستیم که آنها را دسته بندی کنیم تا بتوانیم به موقع به هرکدامشان برسیم. اگر ما در کارهایمان غرق شویم و مشغله ما زیاد باشد، آنگاه مجبوریم از بودن در کنار خانواده و تفریح کردن کنار بکشیم که این امر غیر منطقی است و باعث پایین آمدن روحیه ما می شود.

اگر کسی به شما پیشنهادی بده که بتوانید با استفاده از آن به موقع به همه کارهای خود برسید و آنها را انجام دهید، آیا حاضرید آن را بپذیرید؟ اگر در ادامه ما را دنبال کنید، ما برایتان روش مدیریت زمان را شرح و بسط می دهیم تا بتوانید به کارهای خود در طول روز نظم و برنامه بدهید.

در واقع  GTD از یک کتاب سرچشمه می گیرد که توسط یک نویسنده به نام دیوید آلن به چاپ و نشر رسیده است. GTD در واقع سرواژه های عبارت Getting Thing Done می باشد.

حتما بخوانید : مدیریت زمان و برنامه ریزی به روش gtd

روش ( Getting Things Done  (gtdچیست؟

Getting Things Done (GTD) یک سیستم مدیریت زمان و بهره وری است که به شما کمک می کند با استفاده از یک سیستم جامع از لیست ها و تقویم ها ، وظایف خود را انجام دهید و تعهدات خود را به روشی بدون استرس و کارآمد انجام دهید.

ایده اساسی تکنیک gtd این است که تمام کارهای خود را به صورت مکتوب قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که چیزی فراموش نخواهید شد.

در طولانی مدت استرس شما کمتر خواهد شد زیرا نیازی به یادآوری همه چیز نخواهید داشت. و از آنجا که مجبور نخواهید بود کارهای مهم را دائماً به یاد بیاورید ، ذهن شما در کارهای ناخوشایند روز کمتر به کارهای برنامه ریزی شده متمرکز می شود. به عبارت دیگر ، با نگرانی از آنچه باید انجام دهید ، خواب کمتری خواهید داشت.

با یک سیستم سازمانی نوشته شده ، می توانید مطمئن باشید که همه کارها را به موقع انجام می دهید و چیزی را فراموش نمی کنید. ذهن شما می تواند وقتی که زمان استراحت است واقعاً شل شود و می تواند بهتر روی وظایف محوله متمرکز شود زیرا هیچ چیز دیگری در پس ذهن شما نمی گذرد.

در این روش ، کارهای بزرگتر را به کارهای فرعی کوچکتر تقسیم می کنید و مهلت های مشخصی را برای آنها تعیین می کنید .انجام یک بررسی منظم این اطمینان را به شما می دهد که تمام وظایف و پروژه های خود را پیگیری خواهید کرد ، نقاط ضعف سیستم خود را شناسایی کرده و پیشرفت هایی را انجام خواهید داد.

ساختار روش GTD

روش GTD بر مبنای ترمینال‌ها کار می‌کند؛ ترمینال به معنای محل تجمع کارهای پردازش‌نشده است. ترمینال‌های زندگی باید کشف شوند؛ حداقل به ۶ ترمینال کاهش پیدا کنند؛ برای آن‌ها یک مکان مشخص در‌نظر گرفته شود و در نهایت به صورت مستمر سازمان‌دهی شوند. برای مثال اگر ۲۰۰ کار برای انجام دادن داشته باشیم و آن‌ها را به ۶ دسته تقسیم‌ کنیم، انجام دادن آن‌ها بسیار راحت‌تر از انجام ۲۰۰ کار بهم‌ریخته و نامنظم خواهد بود.

در ویدیو زیر فروغ کاظم زاده  توضیحی در مورد شناسایی ترمینال ها بیان کرده است :

از GTD چه انتظاری دارید؟

اجرای تکنیک gtd احساس خستگی را کاهش می دهد اعتماد به نفس را القا می کند و سیل انرژی خلاق را آزاد می کند

. این ساختار بدون محدودیت ، مدیریت جزئیات با حداکثر انعطاف پذیری را فراهم می کند.

این سیستم دقیقاً از اصول اصلی بهره وری پیروی می کند ، در حالی که آزادی فوق العاده ای در “چگونه” فراهم می کند.

تنها روش “درست” برای انجام GTD انجام کارهای معنادار با صرف حداقل توجه و انرژی سرمایه گذاری شده است.

مربیگری هزاران نفر در محل کار خود ، در مورد کار خود ، روش GTD را با بهترین شیوه های کار (و زندگی) ، به آن روش کارآمد و سازنده ، آگاه کرده است.

سادگی ، انعطاف پذیری و بی واسطه GTD از جذابیت های آن است.

توانایی آن در ایجاد روحیه ، روشنگری و توانمند سازی جادوی آن است.

پیاده سازی gtd

GTD برای دستیابی به وضعیت آرامش و باروری گام‏های زیر را پیاده سازی می‏کند:

• جمع ‏آوری هرآنچه که توجه شما را به خود جلب می‏کند.
• تعریف دقیق گام بعدی که منجر به دستیابی به نتیجه نهایی می‏شود.
• سازماندهی سامانه یادآوری(Reminder) و اطلاعات به روش‏های ساده‏، در دسته بندی کاربردی بر اساس زمان و مکانی که شما به آنها نیاز دارید.
• به روز رسانی اطلاعات بر اساس تمامی لایه های زندگی شما(روزمره، پروژه‏ها، مسؤلیت‏ها، چشم اندازها و اهداف کلی زندگی)
• در نهایت انجام دادن اطلاعاتی که جمع آوری شدن،سازماندهی شدن و بررسی شدند را باید به سه قسمت زیر منتقل کنید :

• سطل زباله:  مواردی که ارزش وقت شما را ندارند و به هیچ نوع توجهی نیاز ندارند در لیست سطل زباله منتقل می شوند

  منابع: این لیست شامل کلیه اطلاعات مفیدی است که نیازی به اقدامی ندارند ، اما ممکن است در آینده نزدیک مورد نیاز باشد

  Someday / Maybe List: دسته ای از همه کارهایی که مطمئن نیستید باید بلافاصله انجام شوند. آنها را کنار بگذارید ، اما مرتباً آنها را مرور کنید تا ببینید آیا لازم است اقدامی انجام شود

  اکنون ، این امر ما را به جنبه دوم ، وظایف عملی می رساند :

  این کا عملی است ، باید بررسی کنید که آیا اقدامات بعدی در عرض 2 دقیقه انجام می شود یا خیر. اگر در کمتر از 2 دقیقه قابل انجام است فوراً این کار را انجام دهید.

  در غیر این صورت ، آن را در لیست “پروژه ها” قرار دهید. در زمینه GTD ، “پروژه” هر چیزی است که برای تکمیل به بیش از یک مرحله نیاز دارد. اگر انجام کارها به بیش از یک مرحله نیاز دارد ، آنها را در هر یک از سه دسته زیر قرار دهید:

  در انتظار لیست: همه کارهایی که برای اجرای آنها به افراد دیگر محول کرده اید
  لیست اقدام بعدی: اقداماتی که باید انجام شود اما بدون موعد مقرر است
  تقویم: اقداماتی که قرار است در یک تاریخ یا زمان مشخص انجام شود