تکنیک مدیریت زمان به روش gtd

آیا از انبوه کارهای تلنبارشده روی‌هم و انجام ‌ندادنشان کلافه شده‌اید؟ اگر این‌طور است، حتما به برنامه ریزی به روش gtd برای مدیریت زمان نیاز دارید.

روش GTD را می توانیم «روش به صفر رساندن کارهای پردازش نشده» نام گذاری کنیم. برنامه ریزی به روش gtd به شما کمک می کند که ذهنتان را ظرف مدتی کوتاه خالی از هر چیز اضافه کنید.

مثلاً احتمالا ذهن شما هم این شکلی است :

• پر از ایده هایی است که نه جایی ثبت شده و نه برنامه ای برای اجرا کردنش دارید.
• یک لیست خرید در ذهنتان ذخیره کرده اید . اما نه فرصتش را پیدا می کنید که به خرید آن ها بروید و نه می دانید که با خودتان چند چند هستید!
• هرچه تاریخ تولد از دوستان و عزیزانتان هست در ذهن ذخیره کرده اید و حتی با این وجود، به احتمال زیاد سر موقع فقط تعداد کمی از آنها را به یاد می آورید!
• میخواهید صحبتی با مدیرتان انجام دهید. آن را در ذهن دارید اما نمی دانید کِی، کجا و چطور قرار است او را ببینید و با او صحبت کنید!
• الان نزدیک به 4 ماه است که یک وقت دندان پزشکی می خواهید بگیرید. اما هنوز هیچ برنامه ای برایش ندارید!
• میخواهید مدرک دانشگاهتان را بگیرید، دفترچه بیمه تان را تعویض کنید، چند تلفن مهم به دوستان قدیمی بزنید، باطری کنترل کولر را عوض کنید و صدها مورد دیگر

برای همه‌ی ما بارها پیش آمده کار مهمی به‌ذهنمان رسیده و به خودمان وعده داده‌ایم که به‌محض رسیدن به خانه یا محل کار، آن‌ را انجام می‌دهیم؛

اما وقتی به آن مکان می‌رسیم، انبوه کارها و اخبار دیگری که به‌ما می‌رسد، باعث می‌شود آن کار مهم را فراموش کنیم. بعد از مدتی، به‌یاد می‌آوریم قرار بود کار مهمی انجام دهیم و ناباورانه با خود می‌اندیشیم چرا کاری که این‌قدر برایمان اهمیت دارد، به‌راحتی فراموش می‌کنیم؟

این اتفاق یک دلیل مشخص دارد و آن این است که مغز وظیفه‌ی ایجاد ایده‌ها برای انجام کارها را دارد و نه نگه‌داشتن آن‌ها در ذهن. آنچه می‌تواند به ما در این مسیر کمک کند

روش معروف دیوید آلن با عنوان به‌انجام رساندن کارها (G.T.D) است

برنامه ریزی به روش  gtd (مخفف عبارت Getting Things Done) روشی جهانی برای داشتن بهره‌وری فراوان و بدون استرس است.

ابتدا ببینیم دیود الن کیست سپس مختصری در مورد روش gtd صحبت کنیم

دیود آلن کیست ؟

دیوید آلن مشاوره بهره وری و ابداع کننده روشی تازه در مدیریت زمان در سال 1945 در ایالت لوئیزیانای ایالات متحده آمریکا به دنیا آمد.

او در کالج جدید فلوریدا درس خواند و تحصیلات تکمیلی اش را در دانشگاه کالیفرنیا به پایان رساند. جالب است بدانید او شغل هایی عجیب و غریب و بعضاً متفاوت داشته است.
از پیش خدمت رستوران و شعبده بازی و معلم کاراته گرفته تا فروشندگی و مدیریت پمپ بنزین و شرکت خدمات چمن زنی!
خودش می گوید تا پیش از 35 سالگی، 35 شغل مختلف را امتحان کرده است!

سپس شرکتی به نام موسسه دیوید آلن تاسیس کرد. او در این کمپانی، روش GTD را برای سازمان ها و شرکت های کوچک و بزرگ اجرا می کند و به این ترتیب باعث بهره وری بیشتر در این سازمان ها می شود.

آقای آلن کتاب مشهوری هم تحت عنوان « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity » دارد.

دیوید آلن، مشاور و ابداع‌کننده روش مدیریت زمان است که این روش با نام بهره‌وری بدون استرس یا GTD شناخته می‌شود. او درباره مدیریت زمان می‌گوید:

«زمانی که ذهن فرد پر از افکار مختلف و به هم ریخته باشد به جای فکر کردن به اهداف زندگی، به غذای سگ یا گربه خود فکر می‌کند.»

منظور او از این جمله این است زمانی که ما می‌توانیم از ذهن خود استفاده‌های بیشتر و بهتری کنیم، چرا باید آن را درگیر مسائل کم‌اهمیت و بی‌فایده کنیم؟دیوید آلن، مشاور و ابداع‌کننده روش مدیریت زمان است که این روش با نام بهره‌وری بدون استرس یا GTD شناخته می‌شود.

هنر به صفر رساندن کارها!

اغلب ما مغزمان را به یک انبار برای کلی موضوع بیهوده تبدیل کرده ایم. چون نمی دانیم مغز اگر خالی باشد و ذهن اگر آزاد باشد، تا چه اندازه می تواند به موفقیت ما و رسیدن به اهداف و رویاهای ما تاثیر مثبت بگذارد.

اگر کلافه ای و نمیدونی چطوری باید برنامه ریزی کنی ، کارات رو سرت ریخته و خیال ناآسوده ای داری باور کن من از تو خیلی بدتر بود ! این ویدیو رو ببین تا معجزه برنامه ریزی GTD رو درک کنی.

فروغ کاظم زاده روش جهانی GTD را بومی سازی کرده به طوری که کاملاً متناسب با سبک زندگی ما ایرانی هاست. پس این محصول فوق العاده ( مدیریت زمان و برنامه ریزی به روش gtd)را از دست ندهید.

قول تضمینی کاظم زاده به شما….

GTD چطور کار می کند؟

آیا روش GTD با جادو و جمبل کار می کند یا با مدیتیشن باعث نظم بیشتر می شود؟ پس برنامه ریزی به روش gtd چیست؟

نه! هرگز. GTD با وجود اینکه روشی شناخته شده و بین المللی است، ساده است و مبنای جالبی دارد. مبنای اصلی این روش یک «بهبود مستمر» است. به این ترتیب که با بهبود مستمر و رسیدگی دائمی و سازمان یافته به کارهایی که «نیاز است انجام شود»، «باید انجام شود» و «بعداً باید انجام شود»، «باید واسپاری شود» و غیره به شما این توانایی را می دهد که بزرگ فکر کنید و دیگر فکرتان را درگیر کارهای روزمره و خیلی سطح پایین نکنید.

دیوید آلن معتقد است :

به‌منظور داشتن بهره‌وری بیشتر مغز و رهاشدن از استرس، کارها باید از ذهن خارج و روی کاغذ آورده و مکتوب شوند. او در ابداع روش خود با عنوان GTD، به‌طورکلی چهار مرحله را در نظر گرفته است:

کار یا ایده‌ای را بنویسید که به‌ذهنتان می‌رسد.

با ثبت مواردی که ذهنتان را شلوغ و به شما فشار وارد می‌کنند، خودتان را از کلافگی و شلوغی ذهن و استرس ناشی از آن خلاص می‌کنید.

داشتن فهرستی از کارهایی که به‌ذهن می‌آیند، ذهن را رها و آماده‌ی فکرکردن به برنامه‌ریزی برای انجام آن‌ها می‌کند. همه‌چیز را بدون خوب‌وبدکردن ایده‌ها بنویسید.

در این ویدیو به صورت خلاصه و کاربردی مرحله اول را تحت عنوان نظم در برنامه ریزی به روش gtd  بیان می کنیم :

• کارها را بسنجید و ببینید کدامشان انجام‌دادنی است. اگر انجام‌دادنی نیست، کاملا حذفش کنید. اگر انجام‌دادنی است؛ اما درحال‌حاضر نمی‌توان انجامش داد، آن‌ را به فهرست کارهای آینده منتقل کنید تا بعدا برای آن برنامه‌ریزی کنید.
• از میان کارهای باقی‌مانده، انجام کارهای اقدام‌پذیری را در اولویت قرار دهید که کمتر از دو دقیقه طول می‌کشند. قانون دو دقیقه به شما می‌آموزد اگر موردی را به‌خاطر‌ آوردید که در لحظه انجام‌دادنی و زمان موردنیاز برای آن کمتر از دو دقیقه بود، همان موقع انجامش دهید و از فهرست کارها خط بزنید.
  

  ---

مقاله مرتبط  مدیریت زمان و اولیوت بندی کارها با تکنیک ماتریس آیزنهاور

نویسنده پیشنهاد می کند این مقاله را هم بخوانید

• در این مرحله، فهرستی از کارها را دارید که قبلا انجام نداده‌اید. این فهرست را باید مرتب‌سازی و اولویت‌بندی کنید. کارهایتان را براساس زمان منظم کنید:

بهتر است فهرست کارهای خود را در برگه روزانه برنامه ریزی که در سایت ما به صورت رایگان آپلود شده بنویسید و طبق اون برگه پیش برید .

لینک دانلود نسخه pdf برگه روزانه

توضیحات هر بخش از برگه روزانه برنامه ریزی کلیک کنید

• کارهایی که بزرگ و به‌صورت پروژه هستند، به کارهای کوچک‌تر و انجام‌دادنی تقسیم و آن‌ها را نیز زمان‌بندی کنید.
• حالا تقویمی از کارهای انجام‌دادنی دارید که باید هرکدام را در زمان خودش انجام بدهید. توجه کنید هربار به‌سراغ این فهرست می‌آیید، باید از خودتان بپرسید: اقدام بعدی که باید انجام بدهم، چیست؟

هربار که کار جدیدی وارد ذهنتان می‌شود، مراحل پیشین را برایش تکرار کنید. بدین‌ترتیب، هیچ‌گاه ذهنتان درگیر کاری نخواهد بود که باید انجام دهید. به‌صورت هفتگی باید فهرست کارها را به‌روز کنید و هرقدر به‌روزتر باشید، کار را درست‌تر انجام داده‌اید.

برای انجام مراحل برنامه ریزی به روش gtd در هر مرحله به ابزار مخصوص به خودش نیاز دارید؛ مثلا برای جمع‌آوری اطلاعات از ذهن و تخلیه‌ی ذهنتان می‌توانید از کاغذ یا دستگاه الکترونیکی نوشتن یادداشت یا ضبط‌کردن صدایتان یا ایمیل‌زدن به خودتان یا از بهترین روش استفاده از برنامه های GTD  که در دوره جامع کامل برنامه روزانه خود را بر اساس برنامه ها جلو میبریم استفاده کنید. 

مقاله مرتبط : بهترین برنامه های مدیریت زمان و برنامه ریزی

نویسنده پیشنهاد می کند حتما این مقاله را بخوانید

چگونه به کمک GTD برنامه ریزی کنیم؟

ساختار چهار مرحله ای GTD

ترمینال به زبان ساده یعنی «محل تجمع کارهای پردازش نشده»

ما باید ترمینال هایی که در زندگی واقعی و مجازی مان وجود دارد را ابتدا پیدا کنیم.

سپس این ترمینال ها را به حداکثر 6 ترمینال کاهش دهیم.

در مرحله بعد برای هرچیز باید یک خانه درست کنیم یعنی چی ؟ویدیو زیر رو ببین :

بدون شک یادگیری و برخورداری از مهارت مدیریت زمان برای هر فردی به‌ویژه در دنیای امروز یک ضرورت اجتناب‌ناپذیر و یک شکل از زندگی هدفمند و با برنامه است. انسان‌ها در دنیای امروز با این حجم از کار و فعالیت‌های روزانه یا باوجود اهداف و کارهای گوناگونی که دارند، بهتر است با برنامه‌ریزی زمانی و تقسیم‌بندی کارها به موفقیت و پیشرفت مطلوب خود برسند.

زیرا با این کار و با فراگرفتن مهارت مدیریت زمان و بهره‌گیری از فواید و مزایای مثبت این کار، خیلی بهتر و بیشتر از زمانی که از مدیرت زمان استفاده نمی‌کنند به موفقیت نائل می‌شوند.

و گام چهارم: پردازش ترمینال ها مهمترین و اصلی ترین گام در استقرار نظم، پردازش ترمینال هاست.نهایتاً به صورت مستمر و منظم به سازماندهی ترمینال ها بپردازیم.