جدول مدیریت زمان و برنامه ریزی

هر روز 24 ساعت وجود دارد در دنیای ایده آل ، هشت ساعت از آن هر شب به خواب می گذرد و هشت ساعت دیگر نیز به کار اختصاص می یابد. اگر هر روز بیش از هشت ساعت در محل کار خود می گذرانید ، این کار را اشتباه انجام می دهید از این گذشته ، شما باید زندگی کنید تا اینکه زندگی کنید تا کار کنید ابزارهای دیجیتال متعددی را برای برنامه ریزی و نظم شخصی معرفی کرده‌ایم که می توانید با ان جدول مدیریت زمان و برنامه ریزی روزانه خود را ثبت کنید برنامه های Todoist و Evernote و OneNote از جمله آنها محسوب می‌شوند.

 

ابزارهایی برای جدول مدیریت زمان و برنامه ریزی :

 
بهترین برنامه ای که من برای برنامه ریزی روزانه از آن استفاده می کنم برنامه to do هست که در دونسخه کامپیوتر و موبایل وجود داره و می تونید جدول مدیریت زمان و برنامه ریزی خودتون رو توی آن ثبت کنید و هر روز هر کاری رو که انجام دادید در برنامه تیک انجام کار رو بزنید همین تیک صدایی دارد که حس خوبی به ادم منتقل می کنه.
 
علاوه بر اینکه در برنامه to do  می تونید جدول مدیریت زمان و برنامه ریزی  خودتون رو طراحی کنید امکان ثبت همه ی اطلاعات محرمانه و رمز عبور را دارد که یک منبع خوب برای اطلاعات و برنامه شما است.
 
 
برنامه to do یکی از ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت زمان است که در دوره جامع مدیریت زمان و برنامه ریزی به سبک GTD  این برنامه را با مثال های روزمره توضیح داده ایم.
 
 
 
 
در ادامه به شما پیشنهاد می کنم گام های زیر را برای اجرا و طراحی یک جدول مدیریت زمان و برنامه ریزی صحیح طی کنید :
 

چک لیست روزانههمه  وظایف خود را لیست کنید

نوشتن وظایف و تکالیف به شما کمک می کند در مورد کارهایی که باید انجام شود فکر کنید. این یک تمرین مفید است که به شما کمک می کند اطمینان حاصل کنید که هیچ چیزی نادیده گرفته نمی شود.
 
 
اگر هر یک از وظایف شما بخشی از یک پروژه بزرگتر است که به کارهایی که دیگران انجام می دهند بستگی دارد ، می خواهید با آنها مشورت کنید تا مطمئن شوید همه چیز ضبط شده است. اطمینان حاصل کنید که همه افرادی را که در این امر دخیل هستند ، شامل می کنید.
 
همانطور که با تیم و متخصصان موضوع مشورت می کنید ، مطمئن باشید که دامنه پروژه را در ذهن خود نگه دارید. شما نمی خواهید وظایفی را وارد کنید که ممکن است پروژه را از خط خارج کند. همچنین تخمین منابعی که برای انجام وظایف مورد نیاز خود دارید ، مفید است.
 

چک لیست روزانهاولویت های خود را مشخص کنید

در این مرحله ، شما باید شناسایی کنید که مهمترین کارها کدام است. برای تعیین اولویت های خود ، ممکن است بخواهید از معیارهای زیر استفاده کنید که در ماتریس آیزنهاور تعریف شده است :
 
مهم و فوری: اینها کارهایی است که بلافاصله و شخصاً انجام می شود. در مهلت مقرر مجالی وجود ندارد.
مهم اما فوری نیست: اینها وظایفی است که شما متعهد شده اید آنها را به اتمام برسانید و دارای موعد مقرر است ، اما نیازی به انجام آنها امروز نیست. هنوز زمان بندی برای اتمام این کارها مهم است وگرنه در نهایت به ربع مهم / فوری منتقل می شوند.
مهم نیست اما فوری است: اینها معمولاً کارهایی هستند که باید فوراً انجام شوند ، اما لزوماً توسط خود شما انجام نمی شود. سعی کنید تا آنجا که ممکن است تفویض اختیار کنید.
مهم نیست و فوری نیست: این کارها را می توان به عنوان “کار شلوغ” تعریف کرد. این نوع کارها ارزش کمی دارند یا اصلاً ارزش ندارند و در صورت امکان باید حذف شوند.
ماتریس آیزنهاور از قول منسوب به رئیس جمهور دویت دی آیزنهاور گرفته شده است: “آنچه مهم است به ندرت فوری است و آنچه فوری است به ندرت مهم است.”
 
 

چک لیست روزانهزمان انجام هر کار اولویت بندی شده را تخمین بزنید

اگر در حال کار بر روی پروژه ای هستید که شامل یک تیم است ، ممکن است بخواهید با اعضای تیم مشورت کنید تا به شما کمک کند تعیین کنید که برای اتمام کارهای فردی چه مدت زمان لازم است
 

چک لیست روزانه زمان احتمالی را برنامه ریزی کنید

در برنامه خود به کمی فضای سفید نیاز دارید. ممکن است وسوسه شوید که آن فضای سفید را با پروژه های اضافی پر کنید. مراقب باشید بیش از آنچه واقعاً تحمل می کنید متعهد نشوید.
 
موارد اتفاق می افتد و شما باید برای فضای اضطراری و اضطراری مقداری فضای سفید را برنامه ریزی کنید. شما ممکن است در ابتدا ندانید که چقدر زمان اضافی برای برنامه ریزی نیاز دارید ، اما تجربه ، مشاوره با دیگران و آزمایش و خطای ساده می تواند به شما کمک کند تعیین کنید که چه مقدار زمان اضافه کنید. هرچه پروژه غیرقابل پیش بینی باشد ، ممکن است به زمان احتمالی بیشتری نیز نیاز داشته باشید.
 
همانطور که یاد می گیرید به طور موثرتری وقفه ها را کنترل کنید ، نیازی به برنامه ریزی برای زمان احتمالی ندارید.
 

چک لیست روزانهزمان اختیار را تنظیم کنید

اگر زمان دیگری برای شما باقی مانده باشد ، این زمان اختیار شما است ، یا زمانی است که به کار یا فعالیت خاصی اختصاص داده نشده است. این زمان شخصی برای خواندن ایمیل ها ، مرور برنامه شما ، آماده شدن برای یک جلسه ، کار با موارد مهم اما فوری و غیره است.
 

چک لیست روزانه یک نمایش بصری از برنامه خود ایجاد کنید

همانطور که در حال تنظیم یک برنامه هستید ، باید یک نمایش بصری مانند جدول زمانی یا تقویم ایجاد کنید. با استفاده از یک برنامه بصری به شما امکان می دهد با یک نگاه سریع کارهای لازم را انجام دهید. می توانید از کدگذاری رنگی استفاده کنید تا بتوانید اولویت های کم و زیاد را به راحتی از هم تفکیک کنید.
 
قسمت مهم ایجاد تقویم اطمینان از این است که مرتباً به آن مراجعه می کنید. اگر تقویم خود را اغلب مرور نکنید ، ممکن است کارها فراموش شوند و کارهای مهم ناتمام بماند.
 

یک چک‌لیست می‌تواند بازده و کیفیت زندگی کاری شما را بالا ببرد. البته شما حتی در روز‌های تعطیل هم می‌توانید یک چک‌لیست داشته باشید تا به بهتر شدن عملکردتان کمک کند. نحوه شروع روز، کیفیت ادامه روز شما را مشخص می‌کند. شما به کمک چک‌لیست می‌توانید یک شروع خوب را تضمین کنید. در ادامه این مطلب به بررسی مزایای استفاده از چک‌لیست می‌پردازیم. با ما همراه باشید.

مزایای استفاده از جدول مدیریت زمان و برنامه ریزی :

میزان حواس‌پرتی را کاهش دهید
 
بیشتر افراد، پس از بیدار شدن به چک کردن تلفن همراه خود می‌پردازند. بررسی ایمیل‌های جدید و نوتیفیکیش‌های صفحات اجتماعی می‌تواند تا انتهای شب زمان ببرد، مخصوصا که چک کردن بلافاصله آن‌ها همیشه احساس راحت‌تری دارد.
 
بررسی گوشی که قرار بود تنها چند دقیقه کوتاه زمان ببرد می‌تواند به چند ساعت درگیری بی‌هدف تبدیل شود. یک چک‌لیست نمی‌تواند از وسوسه شدن شما جلوگیری کند؛ اما از آن‌جا که چک‌لیست به شما یادآوری می‌کند کار‌های دیگری برای انجام دارید، می‌تواند شما را به پایین گذاشتن گوشی تشویق کند.
 
با استرس خداحافظی کنید
 
از آن‌جا که چک‌لیست باعث ایجاد نظم و ترتیب می‌شود، نوشتن یک برنامه برای دسترسی به هدف‌های روزانه می‌تواند به کاهش استرس شما کمک شایانی کند. تحقیقات نشان می‌دهد زمانی‌که افراد آن‌چه را که باید در طول روز انجام دهند را می‌نویسند، عملکرد بهتری از خود نشان می‌دهند. همچنین از دیگر مزایای استفاده از چک‌لیست این است که می‌تواند وظایف روزانه را به گام‌های قابل مدیریت تقسیم کند.
 
حافظه خود را افرایش دهید
 
معمولا کار‌های کوچکی مانند نوشیدن آب بیشتر و یا انجام بیشتر فعالیت‌های ورزشی قربانی وظایف بزرگ‌تر و پراهمیت‌تر و در نتیجه فراموشی می‌شوند. اما زمانی که شما این اهداف کوچک را یادداشت می‌کنید، از فراموشی آن‌ها جلوگیری می‌شود.
 
بر اساس اثر زی‌گارنیک، کار‌ها و وظایف ناتمام بیشتر در ذهن افراد باقی می‌ماند. قرار دادن کار‌های روزانه در چک‌لیست به مغز شما می‌گوید که باید چیزی را به خاطر بیاورید؛ بنابراین تا زمان انجام آن کار، آن را فراموش نخواهید کرد.
 
احساس خوب دستیابی به اهداف را تجربه کنید
 
مزایای استفاده از چک‌لیست با داشتن یک چک‌لیست می‌توانید کار‌ها را پیش از موعود سامان دهید و باقی وظایف روزانه خود را به پایان برسانید. وظایف کوچکی مانند انجام ۵ دقیقه مدیتیشن روزانه و یا تمیز کردن روتختی، شروع یک روز خوب را به شما القا می‌کند. حس خوب دستیابی به وظایف کوچک شما را برای به پایان رساندن اهداف بزرگ‌تر و سخت‌تر آماده می‌کند.
 
از مزایای انجام وظایف روتین بهره‌مند شوید
 
بسیاری از افراد مشهور معتقدند که انجام کار‌های روتین روزانه برای دستیابی به موفقیت لازم است. برای بهره بردن از مزایای این کار نیازی نیست که مدیر یک شرکت بزرگ باشید که ساعت ۴ صبح از خواب بیدار می‌شود!
 
کار‌های روتین، ذهن شما را در حالت اتوپایلت می‌گذارد؛ زیرا شما برای انجام کار‌هایی که پیش‌تر بی‌نهایت بار آن‌ها را انجام داده‌اید نیازی به فکر کردن نخواهید داشت. در این‌صورت حین انجام کار‌های ضروری ذهن خود را آرام نگه می‌دارید. یک روتین ساده در ابتدای صبح شروع یک روز آرام و سازنده را برای شما رقم خواهد زد که انجام همه این موارد با نوشتن چک‌لیست ممکن خواهد شد.
 
چگونه دست‌به‌کار شویم؟
 
یک چک‌لیست درست ممکن است برای هر فردی، متفاوت باشد. با این حال به شما توصیه می‌کنیم تنظیم چک‌لیست خود را با نوشتن پنج تا ده کار کوچک روزانه که دوست دارید صبح خود را با آن‌ها آغاز کنید، شروع نمایید.
این کار‌ها می‌توانند شامل نوشیدن چای، نرمش صبحگاهی، تمیز کردن اتاق خواب، رقصیدن با یک موزیک شاد و یا هر چیزی که به بهتر شدن حال شما کمک می‌کند، باشد.
 
در نوشتن این وظایف دقت کنید که آن‌ها ساده و قابل مدیریت باشند. همچنین خواب خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که در طی روز زمان کافی برای انجام بدون شتاب کار‌ها را داشته باشید. برای مثال اگر باید ساعت ۷ صبح در محل کار خود حضور داشته باشید، چک‌لیستی که انجام آن بیش از ۱ ساعت طول بکشد کارآمد و منطقی نخواهد بود؛ بنابراین سعی کنید برای ساخت چک‌لیست از روتین صبحگاهی خود کار‌های کوچک، اما پرارزش را انتخاب نمایید.
 
شما می‌توانید وظایف روزانه خود را بر روی کاغذ و یا در یک اپ یادداشت نمایید تا روزی که دیگر به وجود فیزیکی چک‌لیست نیازی نداشته باشید. اما در ابتدا برای پایبندی ذهنی به روتین خود باید وظایف روزانه خود را یادداشت کنید.
 
هر شب می‌توانید چک‌لیست خود را برای فردا تغییر دهید و وظایفی را که می‌خواهید به انجام آن‌ها بپردازید به لیست اضافه نمایید. برای مثال اگر وقت ویزیت دندانپزشک دارید، می‌توانید آن را به چک‌لیست خود اضافه کنید تا از فراموش کردن آن جلوگیری شود. از تغییر چک‌لیست برای تناسب آن با زندگی روزانه خود غافل نشوید.
 
چک‌لیست می‌تواند باعث افزایش بازده و آرامش شما در طول روز شود. با نوشتن وظایف روزانه می‌توانید از مزایای استفاده از چک‌لیست بهره‌مند شوید. از همین امروز شروع کنید و چک‌لیست روزانه خود را بسازید. در نظرات این بخش پذیرای تجربیات شخصی شما عزیزان هستیم

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

19 − چهار =

پوچ
انشالله دفعه بعدی
50% تخفیف خرید محصول مدیریت زمان و برنامه ریزی
دانلود رایگان وبینار مدیریت زمان
20% تخفیف خرید کلیه محصولات
مشاوره رایگان
شانس خود را برای دریافت جایزه امتحان کنید!

گردونه رو بچرخون و برنده شو

قوانین و مقررات گردش گردونه :

کاربر محترم عواقب عدم استفاده از هدیه به عهده شما می باشد.

تذکر: هدیه به ایمیل شما ارسال میشود، لطفا ایمیل معتبر وارد کنید.