هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
مدیریت زمان, مقالات
مدیریت زمان چیست و چرا به آن نیاز داریم ؟
مدیریت زمان چیست؟ مدیریت زمان را به این دلیل مطرح میکنیم و لزوم استفاده از آن را به این دلیل بر آن تاکید داریم که ما ارزش وقت و زمان را بفهمیم و بدانیم و در آینده دچار حسرت و افسوس برای انجام ندادن کارها و عدم موفقیت در فعالیتهای زندگی نشویم و از زمان استفاده مطلوب و شایسته را برای زندگی خویش داشته باشیم.
آیا شما هم از نداشتن تمرکز رنج می برید؟
آیا در اغلب اوقات پایبند به برنامه ریزی خود نیستید؟
آیا در طی روز بی حال و کم انرژی هستید؟
آیا هنوز سر درگم هستید و نمی دانید که دقیقا از زندگی خود چه می خواهید؟
آیا دلتان یک تغییر خوب و عمیق درونی می خواهد؟
نداشتن برنامه و اولویتبندی باعث میشود که انسان در زمان غرق شود بدون آنکه بتواند از آن به شکلی مفید استفاده کند! هدف از مدیریت زمان و برنامه ریزی در زندگی این است که شما بتوانید در مدت زمان مشخصی به کارهای بیشتری رسیدگی کنید. برنامه ریزی یعنی کارها را بر اساس اولویت اهمیت از مهم و فوری به غیر ضروری(ماتریس آیزنهاور )لیست کنیم و محدوده زمانی برای هریک مشخص کنیم و به این برنامه ریزی و مدیریت زمان شدیدا پایبند باشیم.
همه ما دوست داریم در زندگی به موفقیت های بزرگی برسیم. تحقیقاتی که در سطح دانشگاه های امریکا انجام شد، نشان داد که بیشتر دانشجویان تلاش و تقلای زیادی میکنند، آنها حتی از فرصت 24 ساعته خود بخش زیادی را به کار و تلاش در مسیر اهداف خود اختصاص می دهند. اما متاسفانه نتایج کافی و متناسب با تلاش خود دریافت نمی کنن
در هسته اصلی خود ، مدیریت زمان شامل برنامه ریزی برای آینده ، تعیین اهداف ، تعیین اولویت وظایف و نظارت بر زمان واقعی شماست.
اگر همیشه فکر می کنید یک کوهی از کارها جلوتونه و خیلی ایده توی ذهن دارید ولی به هیچ کدومش نمی رسید در ویدیوی زیر ابزارهای مدیریت زمان را معرفی می کنیم :
✔️4 گام برای نظم در برنامه ریزی برای زندگی
✔️چگونه برنامه ریزی کنیم آن را دوست داشته باشیم؟
✔️چطور یک برنامه روزانه ایده آل داشته باشیم؟
✔️چگونه برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم ؟
✔️چگونه به اجرای برنامه خود پایبند باشیم؟
✔️چگونه برای زندگی مشترکمان برنامه ریزی کنیم؟
✔️20 تکنیک کاربردی مدیریت زمان
✔️تکنیک مدیریت زمان به روش GTD
✔️افزایش بهره وری برای رسیدن به موفقیت در زمان کمتر
✔️برای بهتر اجرا شدن برنامه روزانه تان این 10 مورد را یاد بگیرید
تاریخچه مدیریت زمان چیست؟
ریشه مدیریت زمان در کار و تجارت است. با انقلاب صنعتی در قرن نوزدهم و ظهور کارخانه ها و صنایع، نوع جدیدی از رابطه انسان با زمان خلق شد. کار در کارخانه ها بر خلاف کارهای کشاورزی نیازمند وقت شناسی روزانه بود.
مردم مجبور بودند یاد بگیرند برای زمانبندی به جای استفاده از طلوع و غروب خورشید از ساعت کمک بگیرند. از طرفی هم نظام آموزشی روز به روز به تربیت دانش آموزانی میپرداخت که با این نظام هماهنگ تر و تبدیل به کارگرانی با بهره وری بیشتر شوند.
به عقیده بنجامین فرانکلین، زمان پول است.
در سال 1911 فردریک تیلور، پدر مدیریت علمی، تئوری << اصول مدیریت علمی >> را با هدف افزایش بهره وری کارگران منتشر کرد.این تئوری به بررسی و مشاهده کار، یافتن بهترین روش برای انجام آن، شکستن آن به بخش های کوچکتر و مدیریت چگونگی انجام آن و در نهایت آموزش کارگران برای عملی کردن آن ، می پرداخت.
البته زمانی که ما به مدیریت زمان فکر میکنیم بیشتر مدیریت زمان فردی، مدنظرمان است. در واقع با مدیریت زمان میخواهیم وقت خود را کمتر برای انبوهی از کارهای متنوع صرف کنیم و بیشتر وقت خود را به کارهایی که واقعا برایمان در اولویت قرار دارند، اختصاص دهیم.
مدیریت زمان چیست؟
منظور از “مدیریت زمان” نحوه سازماندهی و برنامه ریزی شما برای مدت زمان صرف فعالیتهای خاص است.
مدیریت زمان مجموعه ای از مهارت هاست که به محض تسلط بر آنها سازمانده تر، کارآمدتر، خلاق تر، آسوده تر و در نهایت شادتر خواهیم بود.
هدف از مدیریت زمان چیست؟
باید گفت هدف از آموختن مهارت مدیریت زمان در این است که ما در طول بیستوچهار ساعت شبانهروز یا در طول هفته و ماه و سال بتوانیم از زمان و وقت ارزشمند خویش به شکل مؤثر بهینه و با رعایت اولویتها استفاده کنیم و راه و مسیر پیشرفت و موفقیت و عملیاتی کردن کارها و انجام بهموقع کارها را هموار سهل و آسان کنیم و از آرامش و انگیزه نیز برخوردار شویم.
چرا به مدیریت زمان نیاز داریم ؟
یک : شما از وقت خود بیشترین استفاده را می کنید.
خواه جف بزوس باشید یا اپرا وینفری ، 24 ساعت در روز دارید. با این حال ، موفق ترین افراد جهان دارند حداکثر سود خود را از زمان اختصاص داده شده در زندگی بدست بیاورند.پس از وقت خود بیشترین استفاده را کنید.
استراتژیهای بسیاری برای مدیریت زمان وجود دارند که باعث میشوند سریعتر کار کنید. یک راه این است که برای خودتان وانمود کنید روز کاری ساعت دوازده ظهر تمام میشود. اگر این طور بود، چقدر از کارها را حتما باید انجام میدادید؟ چقدر تمرکز داشتید اگر فقط چند ساعت وقت برای انجام کارها در اختیارتان بود؟
تکنیک دیگری که برای بهینهتر بودن مدیریت زمان استفاده میشود، تکنیک پومودورو است.
این روش واقعا ساده است: برای ۲۵ دقیقه زمانسنج میگذارید و این مدت را کار میکنید. بعد پنج تا هفت دقیقه به خود استراحت میدهید و دوباره ۲۵ دقیقهی دیگر کار میکنید. خیلی ساده به نظر میرسد، اما تعجب میکنید اگر ببینید برای انجام دادن کارهای حوصلهسربر و خستهکننده چقدر مفید است. شاید دلیلش این باشد که فقط برای مدت کوتاهی خودتان را مجبور به تمرکز میکنید، تازه بعد از آن هم یک زنگ تفریح جایزه میگیرید!
دو : در زمان کمتر بیشتر کار می کنید.
مدیریت زمان انجام کار بیشتر نیست .
در عوض شما قادر به تمرکز و اولویت بندی زمان خود در کمترین زمان و ارائه نتایج بهتر هستید.
با قانون پارکینسون یکی از تکنیک های مدیریت زمان آشنایی دارید؟
این قانون خیلی زیرکانه بیان میکند که «هر کار به اندازهی زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول میکشد» چندان هم حرف بیراهی نیست؛ اگر دو ساعت برای کاری کنار بگذارید، اغلب انجام دادنش همان دو ساعت طول میکشد. اما اگر فقط یک ساعت به خود زمان بدهید، احتمالش زیاد است که تمرکزتان بالا برود و در همان یک ساعت کار را تمام کنید.
این چالشی که برای خود درست میکنید باعث میشود با تمام انرژی روی کاری که در دست دارید متمرکز شوید. به این ترتیب احتمال اینکه به حالت غرق شدن در کار برسید زیاد میشود. در این حالت، افراد به بهترین شکل ممکن خود کار میکنند و در مورد کاری که انجام میدهند هم رضایت شخصی بیشتری بهدست میآورند.
سه : استرس شما را از بین میبرد
مزایای مدیریت زمان چیست ؟ وقتی وقت خود را عاقلانه تر مدیریت می کنید ، احساس کنترل بیشتری می کنید ، می توانید مهلت های کاری یا زندگی خود را رعایت کرده و از هرگونه غافلگیری در لحظه آخر خودداری کنید.
“شما همچنین کارآمدتر و آماده تر می شوید تا از عهده هر کاری که زندگی سر راهتان است برآیید.”
در نهایت ، این به شما کمک می کند تا آرامش و استرس خود را کمتر کنید. که می تواند زندگی شما را نجات دهد استرس می تواند شما را بکشد.استرس مزمن میتواند به بیماری های قلبی، سرطان، بیماری های ریوی، و سیروز کبدی منجر شود.
با کاهش استرس از طریق مدیریت زمان ، می توانید احساس کنترل بیشتری بر زندگی خود، هم در منزل و هم در محیط کار، داشته باشید. همگامی که احساس کنید زمان را در کنترل دارید، احساس قدرت و اعتماد به نفس نیز خواهید داشت.
در نتیجه اگر بدون آمادگی قبلی در یک موقعیت دشوار قرار بگیرید، به احتمال زیاد قادر خواهید بود به صورت مولد با آن وضعیت مقابله کنید و آن شرایط پیش بینی نشده موجب توقف فعالیت های شما نشود.
مدیریت زمان کمک می کند که کنترل بیشری بر زندگی خود داشته باشید؛ هم در محیط کار و هم در منزل.
پکیج آموزشی مدیریت زمان و برنامه ریزی به سبک حرفه ای ها
چهار : احساس رضایت بیشتری دارید
وقتی بتوانید مهمترین کار خود را انجام دهید ، موارد متقاطع را در لیست کارهای خود انجام دهید و وقت آزاد داشته باشید ، زندگی کاملتری خواهید داشت.وقتی مدیریت زمان در طول روز داشته باشید به همه ی کارها و اهداف روزانه خود می رسید و حس رضایتمندی بیشتری از خود دارید.
پنج : شما قابل اطمینان تر خواهید بود
کسانی که به زمان خود اهمیت نمی دهند و مدیریت زمان ندارند همیشه یک ساعت با تاخیر در جلسه ظاهر می شوند ، در آخرین لحظه از برنامه ها باز می مانند و همیشه فرصت های خوب را از دست می دهند.
شش : انرژی شما را افزایش می دهد
در اینجا یک باور غلط دیگر در مورد مدیریت زمان وجود دارد. تا زمانی که یک کار خاص را انجام ندهید بدون وقفه به کار خود ادامه می دهید. این نمی تواند دور از حقیقت باشد. در عوض ، مدیریت زمان شما را ترغیب می کند که مرتباً استراحت کنید تا بتوانید استراحت کرده و دوباره شارژ کنید. در نتیجه ، این باعث می شود هر شتابی را که جمع کرده اید از دست ندهید.
هفت : مدیریت زمان به شما امکان می دهد از فرصت های جدید استفاده کنید
وقتی وقت زیادی را صرف کار خود نمی کنید یا وقت خود را برای فعالیت های غیرمولد تلف نمی کنید ، دری برای کشف فرصت های جدید به روی شما باز می شود.
به عنوان مثال ، از آنجا که مهمترین کارهای روزانه خود را به اتمام رسانده اید ، می توانید در آن رویداد شبکه ای شرکت کنید که فکر نمی کردید وقت لازم برای شرکت در آن را دارید. در این رویداد ، ممکن است با مشتری جدید ارتباط برقرار کنید یا مهارت جدیدی را یاد بگیرید یا یاد بگیرید که می تواند شما را در کار موثرتر کند.
هشت : به شما کمک می کند تا به اهداف برسید.
زمانی را تصور کنید که هدف خود را تعیین می کنید. صرف نظر از بزرگ یا کوچک بودن آن ، احتمالاً احساس شگفت انگیزی داشت. در واقع ، شما به احتمال زیاد احساس قدرت و رضایت بیشتری کرده اید.
با مدیریت زمان ، سرانجام می توانید هر هدفی را که در زندگی خود تعیین کرده اید ، محقق کنید. به نوبه خود ، می توانید انگیزه بیشتری در کار یا پیگیری یک هدف زندگی شخصی مانند یادگیری یک مهارت جدید یا ایجاد یک عادت سالم داشته باشید.
لیست نکاتی برای مدیریت زمان موثر
پس از درک از مدیریت زمان چیست ؟ بیایید به چند روش برای مدیریت موثر زمان توجه کنیم:
1. اهداف را به درستی تعیین کنید
اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازه گیری باشند. هنگام تعیین اهداف از روش SMART استفاده کنید. در اصل، مطمئن شوید که به شما در تنظیم اهداف هستند S pecific، M easurable، ttainable، R elevant و T imely.
2. اولویت بندی هوشمندانه داشته باشید
وظایف را براساس اهمیت و فوریت در اولویت قرار دهید. به عنوان مثال ، به کارهای روزمره خود نگاه کنید و تعیین کنید که کدام یک از موارد زیر است:
مهم و فوری: فوراً این کارها را انجام دهید.
مهم اما فوری نیست: در مورد زمان انجام این کارها تصمیم بگیرید.
فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را انجام دهید.
فوری نیست و مهم نیست: این موارد را کنار بگذارید تا بعداً انجام شود.
کارهای روزمره خود را از شب قبل یادداشت کنید و طبق برگه روزانه روز خود را پر انرژی شروع کنید برنامه ریزی روزانه باعث بهره وری بیشتر شما می شود.
3- برای انجام یک کار محدودیت زمانی تعیین کنید
تنظیم محدودیت های زمانی برای انجام وظایف به شما کمک می کند تا تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. تلاش اضافی اندک برای تصمیم گیری در مورد اینکه چقدر برای هر کار زمان اختصاص دارید می تواند به شما کمک کند مشکلات احتمالی را قبل از بروز آنها تشخیص دهید. به این ترتیب می توانید برای مقابله با آنها برنامه ریزی کنید.
به عنوان مثال ، فرض کنید که لازم است پنج جلسه بررسی را به موقع برای یک جلسه بنویسید. با این حال ، می فهمید که فقط در زمان باقی مانده قبل از جلسه می توانید چهار مورد از آنها را انجام دهید. اگر از قبل به این واقعیت واقف باشید ، ممکن است به راحتی نوشتن یکی از بررسی ها را به شخص دیگری واگذار کنید.
با این حال ، اگر قبلاً زحمت بررسی زمانی در کارهای خود را نگرفته بودید ، ممکن بود فقط یک ساعت قبل از جلسه متوجه مشکل زمان خود نشوید. در آن مرحله ، ممکن است یافتن شخصی که یکی از بررسی ها را به او تفویض کند بسیار دشوارتر باشد ، و همچنین برای آنها دشوارتر است که کار را در روز خود قرار دهند
4- بین کارها کمی استراحت کنید
وقتی بسیاری از کارها را بدون وقفه انجام می دهید ، تمرکز و انگیزه سخت تر است. به برخی از زمان های خرابی بین کارها اجازه دهید تا سرتان را پاک کرده و خود را تازه کنید. یک چرت مختصر ، یک پیاده روی کوتاه یا مدیتیشن را در نظر بگیرید.
5- از قبل برنامه ریزی کنید
اطمینان حاصل کنید که هر روز با یک ایده روشن از آنچه باید انجام دهید آنچه که باید در آن روز انجام شود ، شروع می کنید. در نظر بگیرید که این عادت است که در پایان هر روز کاری ، پیش بروید و لیست “کارها” را برای روز کاری بعدی بنویسید. به این ترتیب صبح روز بعد می توانید با دویدن به زمین برخورد کنید.
نویسنده پیشنهاد می کنداین مقاله را ببنید
شروع کار با مدیریت زمان چیست؟
نمی توان انکار کرد که مدیریت زمان مهم است. اما ، هنوز هم چیزی است که اکثر مردم با آن دست و پنجه نرم می کنند. اگر در این اردوگاه هستید ، در اینجا چند نشانگر برای کمک به شما در اینجا آورده شده است:
نحوه صرف وقت خود را برای از بین بردن فعالیت های اتلاف وقت پیگیری کنید. همچنین ، این می تواند به شما کمک کند بیش از حد یا دست کم گرفتن مدت زمان انجام کارهای خاص را متوقف کنید.
- عادتهای بد خود را کنار بگذارید. آنها را با موارد بهتر جایگزین کنید ، مانند یک برنامه صبحگاهی و مراقبت از سلامتی خود.
- بزرگترین اهداف و پروژه های خود را به قطعات قابل کنترل تر تقسیم کنید.
- وظایف خسته کننده و تکراری را به آنها بسپارید ، آنها را برون سپاری کنید یا خودکار انجام دهید تا بتوانید روی موارد مهمتری تمرکز کنید.
- از قبل سازماندهی کنید. همچنین ، با پاکسازی شلوغی و بازگرداندن همه چیز به جای خود ، این مسئله را حفظ کنید.
- فعالیت های مشابه را با هم دسته کنید تا در بین کارهای مختلف عقب و جلو نباشید.
- چند وظیفه ای را متوقف کنید و هر بار روی یک کار تمرکز کنید.
- از یک تقویم آنلاین برای منظم نگه داشتن ، دریافت یادآوری و محافظت از وقت خود استفاده کنید.
- “تمام گاز” نروید. سرعت خود را حفظ کنید و مرتب استراحت کنید تا خود را نسوزانید.
البته ، این تنها راههای تقویت بازی مدیریت زمان نیست . اما ، این یک شروع است.
حواس پرتی را از بین ببرید
عوامل حواس پرتی یکی از بزرگترین کشنده های بهره وری هستند. سایت های رسانه های اجتماعی ، تلفن های هوشمند ی توانند شما را از اولویت های خود منحرف کرده و برنامه شما را از بین ببرند.
طبق مطالعه انجام شده یک سوم کارمندان به اندازه سه ساعت از روز کاری حواس پرت می شوند.
اگر فکر می کنید برخی حواس پرتی ها بیش از حد وسوسه انگیز است ، در نظر داشته باشید که در طول روز تلفن هوشمند خود را در یک کشوی میز قفل کنید یا از یک افزونه مرورگر برای مسدود کردن وب سایت هایی که بیشترین حواس شما را پرت می کنند استفاده کنید.
در ویدیوی زیر تکنیک هایی برای استفاده درست از گوشی همراه برای جلوگیری از اتلاف وقت گفته شده :
برای جلوگیری از درگیری و حواس پرتی ، بیشتر اوقات “نه” بگویید. به عنوان مثال ، اگر جلسه ای برنامه ریزی کرده باشید ، نمی توانید دعوت دیگری را مستقیماً قبل یا بعد از آن رویداد بپذیرید. علاوه بر این ، این عادت از وقت شما محافظت می کند و مانع از این می شود که اولویت های دیگران از قبل از وزن شما سنجیده شود.
اهداف SMART را تعیین کنید تا بتوان به آنها واقع بینانه دست یافت.وقتی بیشترین انرژی و تمرکز را در طول روز دارید مهمترین وظایف خود را برنامه ریزی کنید.